Függetlenül attól, hogy milyen vállalatról vagy akár iparágról beszélünk, minden munkahely viszonylag hasonló kommunikációs csatornák kínálatából válogat belső kommunikáció céljából, különbség legfőképp abban van köztük, hogy ezek közül melyik mennyire hangsúlyosan, illetve milyen módon van kihasználva. Lássuk, mik a leggyakrabban előforduló kommunikációs csatornák napjainkban egy átlagos munkahelyen! 

E-mail

Az e-mail a belső kommunikáció egyik állatorvosi lova: maguk a munkavállalók állítják, hogy szerintük ez a legkevésbé hatékony csatorna (erről több infó az Economist “Communication barriers in the modern workplace” kiadványában), ugyanakkor mind a mai napig ez a legsűrűbben használt munkahelyi kommunikációs eszköz. Levelek tucatjait, sőt, akár százait váltjuk egymás közt minden nap, a rengeteg olvasatlan levél miatt pedig állandóan ide-oda ugrálunk a feladatok közt – nem csoda, hogy ezek mellett könnyen elsikkad a postafiókban például egy all staff rendezvény meghívója, vagy valamilyen vezetőségi kommunikáció.

Hogyan tehető hatékonyabbá? A kevesebb néha több, és nincs ez másként az e-mailek kapcsán sem: minél kevesebb a beérkező infó (e-mail), annál nagyobb az esély, hogy célba talál üzenetünk. Mivel ez a legszélesebb körben használt kommunikációs csatorna, gyakorlatilag a teljes munkahelyi kultúrán változtatni kell ahhoz, hogy csökkentsük a zavaró, nem releváns e-mailek számát – ehhez pedig komoly kitartás és adott esetben akár hosszú évek munkája szükséges. A “mindenről írok egy follow-up e-mailt“-mentalitásról való leszokást könnyebbé teheti, ha jól használható alternatívákat tudunk nyújtani ezen platform helyett, legyen ez akár valamilyen social collaboration platform – erről lejjebb még olvashatsz -, egy jól működő Intranet vagy egyéb csatorna.

Személyes megbeszélés

Amennyiben gyorsan el kell intézni valamit, nincs annál egyszerűbb megoldás, mint felállni az asztalodtól, odasétálni az érintett kollégához és két percben lerendezni az ügyet, ami egyébként simán torkolhatna egy két hétig tartó, értelmetlen levelezésbe is. A technológiának hála már a távolság sem lehet ebben akadály: webkamerával felszerelt konferenciatermek és laptopok, valamint a megfelelő szoftverek segítenek benne, hogy két kattintással kapcsolatba lépj az otthonról vagy épp másik országból dolgozó kollégákkal. A telefonról nem is beszélve, ami mindig ott lapul az ember zsebében…

Hogyan tehető hatékonyabbá? Noha alapvetően ez mondható az egyik legjobban működő csatornának, mindig van hova fejlődni: nézzük meg, hogy például egy 1 órás meetingen mennyi idő megy el az adott probléma megvitatásával, és mennyi idő “vész kárba”. Mi lett volna, ha ugyanezt a meetinget csak fél órára írjuk ki, vagy csak olyan kollégákat hívunk meg, akik ténylegesen érintettek a témában? Meg tudtuk volna oldani a megvitatott kérdést akár egy gyors levélváltással is…? Érdemes ezeket végiggondolni, mielőtt legközelebb kiírnánk egy egyórás találkozót a fél csapattal.

Instant Messaging (IM) / chat alkalmazások

Az Y- és Z-generációs munkavállalók zömének van egy olyan sajátos tulajdonsága, hogy jobban szeretnek írásban, mintsem telefonon vagy személyesen elintézni egy-egy megoldandó kérdést. Szerencsére ma már erre minden munkahely felkészült, és a céges gépeken első naptól kezdve ott figyel a Skype vagy Lync valamelyik verziója – elég egy rövid üzenet, és ha szerencsénk van, már kapjuk is rá a választ a túloldalról. Ez a csatorna all staff kommunikációra nem igazán használható, illetve vezetők se nagyon szoktak örülni annak, ha egész nap felugró üzenetek záporoznak a képernyő sarkából – lássuk be, teljesen érthető okokból.

Hogyan tehető hatékonyabbá? Egyre több olyan “social collaboration” platform létezik, mely nem csupán chatelésre alkalmas, hanem egész csapatok munkáját könnyíti meg egy belső közösségi hálózat mintájára. A Facebook Workplace például konkrétan ugyanúgy néz, mint a Facebook, és funkcionalitásban is nagyon hasonló, viszont kifejezetten szervezeti kommunikációhoz lett igazítva: fájlokat oszthatsz meg és szerkeszthetsz kollégáiddal közösen, képeket, szöveges bejegyzéseket tehetsz közzé, szavazásokat készíthetsz és így tovább – a lista hosszú, és csak rajtad múlik, mire használod ki a platform lehetőségeit. Hasonló megoldást kínál például a Slack vagy a Yammer is.

Intranet

Kisebb munkahelyeknél kevésbé jellemző, viszont a nagyobb vállalatok és multik mindegyike rendelkezik saját Intranet-platformmal – kvázi egy olyan belső honlappal, mely a munkavégzéshez kapcsolódó anyagokat, szabályzatokat tartalmazza, valamint helyi / globális üzleti híreket, közösségi eseményeket gyűjti össze egy helyre. A belső Intranetek karbantartásával sok munkáltató küzd, ugyanis az adminisztráció általában komolyabb rendszerismeretet, dedikált kollégá(ka)t és állandó odafigyelést igényel, az Intranet-platformok pedig nem feltétlenül a legkorszerűbb megoldásokat kínálják.

Hogyan tehető hatékonyabbá?  Próbáljuk a lehető legegyszerűbb struktúra szerint felépíteni a weboldalt, és hallgassuk meg a kollégák igényeit, hogy mégis mire használnák a legszívesebben ezt a platformot. Híreket olvasnának? Dokumentumokat keresnének rajta? Landing page-ként használnák, ahonnan gyorsan elérhetnek más szolgáltatásokat és toolokat? Ha megvan a válasz, elsődlegesen ahhoz igazítsuk Intranetünk használatát – erről lesz is egy személyes sztorim, amit hamarosan megosztok Veletek a blogon.

Fali tévék / kijelzők

Egyre több irodában kerülnek fel a frekventáltabb helyek – konyhák, lift-előtér, közösségi terek – falaira tévék, melyeken vállalati kommunikációk, szervezeti bejelentések, közösségi hírek futnak digitális formában. A tévék előnye, hogy ha a megfelelő helyre helyezzük ki, akarva-akaratlanul odavonzza például a liftre várakozók tekintetét.

Hogyan tehető hatékonyabbá? Mivel ez egy nagyrészt vizuális csatorna, érdemes is ennek megfelelően használni: próbáld minimalizálni a szöveg mennyiségét, és inkább képekkel, animációkkal, videókkal, színes és látványos anyagokkal támogasd meg az éppen futó belső kommunikációs plakátokat. Még egy tipp: az emberek szeretik magukat látni a tévék kijelzőjén – érdemes például nagyobb sikereiket, valamint a komolyabb szervezeti változásokat a kollégák portréjával együtt publikálni.

Nyomtatott anyagok

Nem véletlen, hogy a nyomtatott anyagok – plakátok, belső szórólapok – kerültek a lista végére, mondhatni, ez a “kötelező rossz” a felsorolásban. A vezetőség részéről általában alapvető elvárás, hogy plakát formában is megjelenjenek az irodában a fontosabb kommunikációk, vállalati rendezvények, valójában azonban elenyésző ezek hatékonysága.

Hogyan tehető hatékonyabbá? Ha mindenképpen szeretnél nyomtatott anyagokkal is megtámogatni valamilyen belső kommunikációt, próbálj meg elszakadni a megszokott formáktól és formátumoktól: tervezz olyan plakátot, mely garantáltan megállítja a két meeting közt rohanó kollégákat vagy valami olyan egyedi szóróanyagot, mely nem landol egyben a kukában. Egy ötletes, kreatív matrica például sokáig ott díszeleghet az emberek laptopján vagy egy jegyzetfüzet borítóján. 

A végére nem is maradt más, mint egy kérdés: a Te munkahelyeden milyen kommunikációs csatornák pörögnek a legjobban? Van esetleg valami különleges platformotok, ami jól bevált, de a fenti listából hiányzik? Biztos vagyok benne, hogy ez a felsorolás csupán a kezdet volt – kíváncsi vagyok rá, mivel folytatnátok a sort.