Van egy kérdés, ami alapjaiban határozza meg a munkahelyi kommunikáció stratégiáját, az irányokat, a célokat, a csatornákat – gyakorlatilag kijelöl egy egyértelműen követhető utat számunkra -, mégis, a tapasztalat azt mutatja, nagyon sokszor elfelejtjük feltenni magunknak. A kérdés így hangzik: “Miért csináljuk?”

Minden sikeres vállalkozás, minden lefutott maraton és minden elnyert egyetemi ösztöndíj mögött van egy jól felépített “miért” – egy definíció, egy ütős, átfogó gondolat, amiben benne van minden motiváció, személyes gondolat és elképzelés az adott témában. Ha belső kommunikáció kapcsán tesszük fel ezt a kérdést, akkor én válaszként egy Maslow-piramishoz hasonló háromszöget látok magam előtt, melynek szintjei külön-külön is értelmezhető választ adnak a kérdésre, de egyben nézve mutatják meg igazán a munkahelyi kommunikáció miértjeit.

Tehát a kérdés adott… Miért kommunikáljunk tudatosan a munkahelyen?

1.) Azért, hogy minden információ rendelkezésre álljon a napi munkavégzéshez. 

A szervezeti kommunikáció legalapvetőbb célja mindenképp a tájékoztatás – az, hogy képbe hozzuk a munkatársakat, bizonyos információkat eljuttassunk az egész cég részére, míg másokat célzottan, egy-egy részlegnek vagy csapatnak címezve indítsunk útnak. A téma lehet bármi: teljesítményértékelés, új rendszer bevezetése, szervezeti változás, céges események…

Ha a kollégák nincsenek megfelelően tájékoztatva, információs aszimetria alakul ki köztük, az pedig hamar óriási káoszba fulladhat, ha bizonyos dolgokról csak bizonyos emberek tudnak. Az elsődleges “miért” tehát az esetek döntő többségében a transzparens, érthető, teljeskörű információátadás.

2.) Azért, hogy mindenki hatékonyabban koncentrálhasson a munkájára.

Ha mindenkinél megvan a napi munkavégzéshez szükséges minden információ, akkor egy fokozattal feljebb kapcsolhatunk, és elkezdhetjük azt vizsgálni, hogy a tudatos munkahelyi kommunikáció révén hogyan lehetne segíteni a munkatársakat abban, hogy hatékonyabban fókuszálhassanak saját munkájukra. Például lehet, hogy egy Intranetre összegyűjtött dokumentumtárral sokkal kevesebb kattintás lenne megtalálni egy-egy vonatkozó szabályzatot, egy ütősebben megdizájnolt hírlevéllel gyorsabban átmenne az üzenet, vagy jobban strukturált vezetői meetingekkel hatékonyabbá válna a döntéshozatal, és így tovább.

Olyan apró folyamatfejlesztések ezek, melyekből gyakorlatilag kifogyhatatlan mennyiséget lehet találni cégen belül, külön-külön valószínűleg nincs túl nagy hatásuk, együtt viszont komoly mértékben tudják befolyásolni a hatékonyságot – sőt, a munkavállalói elégedettséget is, hiszen könnyebbé, gyorsabbá válnak ezáltal egyes folyamatok.

3.) Azért, hogy meglegyen az érzés: mindenki egy közösséghez tartozik.

A következő lépcsőfok képzelt piramisunkon nem más, mint a közösségépítés: elérni azt, hogy ez a rengeteg munkatárs, aki most már hatékonyan, minden információ birtokában végzi napi munkáját, érezze, hogy egy közösségben dolgozik. Ehhez vissza kell kanyarodnunk egészen az adott vállalat alapvető értékeihez, kulcsüzeneteihez, és megtalálni azt, hogy lehetne ezeket beépíteni minél több kommunikációs csatorna működésébe, illetve a vállalat mindennapjaiba, ezáltal kialakítva és megerősítve az adott vállalat saját “hangját”.

Fontos, hogy az egyes csapatok ne teljesen különálló, elszeparált egységek legyenek, hanem tudjanak egymásról, egymás munkájáról, tanuljanak egymás sikereiből és kudarcaiból, és ne féljenek együtt dolgozni a még nagyobb eredményekért. Sok nagyvállalatnál, ahol egy irodán belül 1500-2000 ember is dolgozik, ez jelenti a legnagyobb kihívást: megteremteni az összetartozás érzését, és olyan közös célokat, közös utakat kijelölni, melynek révén érvényesülni tud az egyes csapatok közti szinergia, és a kollégák elkezdenek odafigyelni egymásra saját napi munkájukon felül.

4.) Azért, hogy nap végén, a munkából hazatérve is legyen mit mesélni.

A piramis csúcsa amolyan “hab a tortán” – ha minden más jól működik, elkezdhetünk azon ötletelni, milyen extrákkal dobhatnánk fel a kollégák mindennapjait, hogy ne minden nap ugyanúgy teljen az irodában. Egy közös fagyizás az udvaron? Meglepetés fánkok reggel az asztalon? Egészséprogram, speciális képzések, céges szintű csapatépítő aktivitások? Ezeknek persze csak egy szelete, hogy hogyan jelennek meg a munkahelyi kommunikációban, de sokszor igenis a belső kommunikációért felelős szakember vagy csapat dolga ezeket driveolni és minél több hasonló ötletet felvetni a vezetőség előtt, mert más nem fogja ezt megtenni helyettük.

Ez egyben már elég erősen átvezet az employer branding területére is, hiszen itt már nem csupán hatékonyságot fejlesztünk, hanem elégedettséget. Minél több apró figyelmességgel dobjuk fel a kollégák mindennapjait, annál valószínűbb, hogy ezeket el is fogják mesélni ismerőseiknek, képeket csinálnak róla Instagramra, megosztják Facebookon, eldicsekednek vele a következő baráti találkozón, és így tovább – ezzel pedig máris sokkal előrébb leszünk, mint valamilyen erőltetett, beállított fotókkal és kínosan mosolygó emberekkel teletűzdelt “Ezért jó nálunk dolgozni” employer branding kampánnyal.

Egyben ez visszavezet egy korábbi blogposztom témájára is, mely szerint a belső és külső kommunikáció egyre inkább összemosódik – ha “házon belül” sikerül eljutni a felvázolt piramis csúcsáig, annak a külső munkaerőpiacon is hamar híre mehet, komoly versenyelőnyt szerezve az adott munkahelynek. A korábbi cikk itt olvasható:

Hol a határ a belső és a külső kommunikáció közt?

A tanulság: mindig kezdd az alapoktól! 

A felvázolt elemek sorrendje természetesen nincs kőbe vésve, munkahelytől, körülményektől, lehetőségektől függően akár egészen másképp is alakulhat az egész – amire inkább szerettem volna rávilágítani, az az, hogy egyetlen nagyon egyszerű kérdés végiggondolása is milyen komoly irányokat és kereteket tud kijelölni például egy stratégia felállítása során. Ha pedig a “miért” már megvan, jöhet a többi kérdés – például hogy hogyan érdemes megkezdeni a tudatos belső kommunikációt!