Új kategóriával bővült az oldal – miután már komment is érkezett ezzel kapcsolatban, illetve én is régebb óta érlelgetem a témát, Behind the Mails névvel elkezdek esettanulmányokat publikálni a blogon. Igyekszem olyan jól behatárolható, konkrét belső kommunikációs kampányokat és kezdeményezéseket bemutatni, amikből minden esetben leszűrhető valamilyen tanulság – és itt most nem feltétlenül csak sikersztorikra kell gondolni, hanem akár olyan kampányokra is, amik végül nem teljesen a terv szerint valósultak meg. De nem is húznám tovább a szót, lássuk az első esettanulmányt, egy izgalmas költözés történetét!

A háttér

Egy közel ezer főt foglalkoztató, elsősorban pénzügyi, HR és IT Service Desk feladatokra fókuszáló SSC vállalatnál járunk. A folyamatos bővülés, valamint egy új csapat felállítása miatt új épületrészre terjeszkedik a cég, ahova egy meglévő csapat – kb. 30-40 fő – fog leköltözni, majd később új kollégákkal is bővülni fog a team. A csavar az egészben, hogy az új épületrész teljesen máshogy van berendezve, mint az iroda többi, klasszikus open office elrendezésű része: egy ún. “Neighborhood” munkakörnyezetet épül a kollégák számára, ahol a munkatársaknak nincs fix helye, és összességében kevesebb hely is áll rendelkezésre, mint amennyi a tényleges headcount, ezzel is több home office-ra és nagyobb rugalmasságra ösztönözve a dolgozókat.

A kihívás adott: hogyan kommunikáljuk a költözés előtt álló csapatnak, hogy fel kell adniuk a fix helyüket, a jövőben nem dekorálhatják ki személyes tárgyakkal az asztalukat (mert nem is lesz saját asztaluk), és egy sokkal kiszámíthatatlanabb, napról napra változó munkakörnyezetre kell számítaniuk az állandó, jól megszokott helytől búcsút intve? A költözés már alapból is egy kényes téma, pláne, ha még extra lemondásokkal is jár, illetve egy SSC-hez hasonló, amúgy is nagyon gyorsan változó környezetben történik…

A megoldás

A hangsúly – mint minden változásmenedzsment projekt során – a megfelelő időzítésen van, vagyis azon, hogy ne a költözés előtti napokban kezdjünk kommunikálni a változásról, hanem már hetekkel, de ha lehet, hónapokkal előtte.

A mi megoldásunk erre az esetre egy kétheti rendszerességgel kiküldött, magazinszerű hírlevél volt: az általunk saját arculattal felruházott “Neighborhood Times” hasábjain már a költözés előtt kb. két hónappal megkezdtük az érintett kollégák tájékoztatását az új koncepcióról, valamint arról, hogy milyen teendőik lesznek a költözés során. Fontosnak tartottuk azt kihangsúlyozni, hogy az új munkakörnyezet milyen előnyökkel jár: például mindenki a saját munkastílusához legjobban passzoló helyről dolgozhat, legyen az akár egy zárt fülke, akár valamilyen collaboration tér, de a hangosan csámcsogó / túl sokat csicsergő padtárs sem lehet probléma a továbbiakban, hiszen akár minden nap lehet új kolléga mellé ülni.

A levelekben folyamatosan gyűjtöttük a kollégák kérdéseit, hogy a következő hírlevélben tudjunk reagálni azokra, valamint az SSC belső közösségi hálózatán informálisabb körítéssel is megosztottunk egy-egy információmorzsát a projektben érintett kollégákkal, legyen ez akár egy kép a folyamatban lévő építkezésről, az érkező új bútorokról, akár pedig valamilyen hasznos tipp a költözésre vonatkozólag.

A költözés előtti utolsó két hétben – a finishben – összeállítottunk egy könnyen áttekinthető, nagyon egyszerű checklistet (“Neighborhood Compass”), amin minden teendőt összeszedtünk a költözés kapcsán. Ebben benne voltak olyan technikai infók is, hogy mit és hogyan dobozoljanak el a kollégák, de olyan “FYI” tudnivalók is, mint például az, hogy a személyes tárgyaiknak így is lesz helye, csak épp nem az asztaluknál, hanem közös falitáblákon és közösségi terekben. A checklistet nem csak digitálisan, hanem kinyomtatva is megkapták a kollégák.

Utolsó reminderként egy apró ajándékkal kedveskedtünk a költözőknek: “Welcome to your new Neighborhood” feliratú, poggyász alakú bőröndcímkékkel, amik nyilván a költözés során is jó szolgálatot tehetnek, de otthon, magánutazások során is jópofa (és hasznos) emlék lehet.

Az eredmény

A kampány jellegéből adódóan számszerűsíthető eredménnyel nem járt, viszont a fogadtatása összességében nagyon pozitív volt, az pedig mindent elárul, hogy az érintett munkatársak a go-live napján minden további probléma vagy fennakadás nélkül tudták elkezdeni a napi munkát immár az új helyükön.

Tanulságok

Az, hogy a költözés gördülékenyen ment végig, leginkább a következő elemeknek tudható be:

• Folyamatos tájékoztatás és felkészítés már a költözés előtt két hónappal elkezdve, szakmai alapokra, az ADKAR metodológia öt lépcsőjére építve. Arról, hogy az ADKAR miért hasznos változáskezelési megközelítés, hamarosan egy külön cikkben lesz szó.
• Dátumok és egyéb információk transzparens átadása – ami információ a birtokunkba jutott a költözés kapcsán, azt tovább is adtuk a kollégák felé a megfelelő csatornákon.
• Globális kommunikációs anyagok magyar közönségre szabása. A költözést projektmenedzsment oldalról egy amerikai csapat támogatta, akiktől rengeteg anyagot kaptunk, viszont ezek érezhetően US stílusban és üzenetekkel voltak megírva. Fontosnak tartottuk, hogy mi saját hírleveleket, saját üzeneteket fogalmazzunk meg a költözés kapcsán, így a kapott anyagokat maximum alapként használtuk fel hírleveleinkhez.
• Dedikált kommunikációs szakember a projekten. Sokat segített, hogy a projektnek volt egy dedikált kommunikációs támogatója, így egy kézben futott össze minden timeline, feladat és eldöntendő kérdés.

Tudatos felkészülés, figyelmesség és transzparencia – ha ezek megvannak, sem téged, sem pedig a változás érintettjeit nem érhetik nagy meglepetések. Hamarosan jelentkezem a Behind the Mails második részével!