Újabb izgalmas #belsőkomm esettanulmányt hoztam el nektek: ezúttal egy olyan munkahelyi kommunikációs csatornát szeretnék bemutatni, ami nagyon komoly előkészületeket és erőforrásokat igényel, viszont ha jól működteted, simán lesöpörheti népszerűség terén a céges hírleveleket és az Intranetet – ráadásul egyelőre csak nagyon kevés cég büszkélkedhet a használatával.

A háttér

Közel hétszáz fős cég ahol a belső kommunikációs problémák nagyon hasonlóak az “általános” nagyvállalati gondokhoz. Túl nagy kommunikációs zaj (sok párhuzamos üzenet, kampány, csatorna), alacsony érdeklődés a kiküldött anyagok iránt, a nagy leterheltség miatt nehezen mozgósítható kollégák, amihez ráadásként még viszonylag nagy fluktuáció is társul. Hogyan lehet egy ilyen környezetben innovatív módon és hatékonyan célba juttatni a legfontosabb üzeneteket? 

A megoldás

Én eleinte egy nyomtatott magazinban gondolkodtam – korábbi tapasztalataim alapján ez is ki tudja billenteni kicsit a kollégákat a digitális zajból -, ám végül a marketing igazgatóval és a grafikus-videós csapattal történő ötletelések vége egy egészen más irány lett, egy havi videóhíradó. 

Őszinte leszek: tartottunk tőle, hogy mi fog kisülni belőle. Nagyon. Tudtuk azt, hogy a videógyártás nem egyszerű folyamat, és az igazi nehézség nem is feltétlenül maga a felvétel, hanem ami előtte és utána történik: az anyaggyűjtés, a forgatókönyv- és szövegírás, a forgatások leszervezése és koordinálása, a sok-sok órányi utómunka, feliratozás, és persze a végső produktum megfelelő csatornákon történő publikálása… Ez bizony nem egy-, sőt, nem is kétemberes meló még úgy sem, hogy egyébként profi videós felszerelés és a felvételhez szükséges minden tudás a rendelkezésünkre állt. De belevágtunk! 

A videót egy fix díszletben vettük fel a kijelölt műsorvezetővel, illetve ha vendégek is megszólaltak az adott adásban, őket az iroda különböző pontjain kaptuk lencsevégre; volt, hogy DSLR kamerákkal, profi fényekkel és hangtechnikával vagy akár zöld háttérrel dolgoztunk, de arra is rengeteg példa akadt, hogy pusztán iPhone-nal vettük fel az éppen megszólaló kollégákat (kisebb lámpaláz, kevesebb előkészület). Természetesen last minute megoldandó problémákból sosem volt hiány: a zúgó és kikapcsolhatatlannak tűnő légkonditól kezdve a teljes átrendezésre szoruló tárgyalókig vagy valamilyen technológiai nehézségig bezárólag mindennel szembesültünk, így általában a szükségesnél 50-60 perccel több időt hagytunk minden forgatásra, tudván, hogy úgyis lesz mit megoldani… 🙂 

Az eredmény

Több adás eredményeit átlagolva is 40% feletti megtekintési arányról beszélhetünk, amiből nyilván nem nézte mindenki végig az adásokat, de még ha a lemorzsolódást beleszámítjuk, akkor is több mint a cég harmadához eljutottak a legfrissebb hírek (az e-maileknél jóval szórakoztatóbb és könnyedebb formában). Ez a hírlevelekkel vagy akár az Intranet statisztikáival összevetve is nagyon jó aránynak számított, és szóban is rengeteg pozitív visszajelzést kaptunk, melyek alapján nem is volt kérdéses, hogy megtartjuk, továbbfejlesztjük és rendszeresítjük ezt az új csatornát. 

A videót egyébként e-mailben küldtük ki a munkavállalóknak, illetve az Intranet főoldalán – később pedig egy külön gyűjtőoldalon – terjesztettük. Szerencsére a szájhagyomány is a mi javunkra dolgozott; ismét érvényesült az, hogy a kollégák szeretik viszontlátni magukat a belső kommunikációban, ennek hála pedig az önkéntes “ambassadorok” – vagyis az adott adás szereplői – is sokat segítettek az epizódok terjesztésében.  

Tanulságok

• Kell egy jó név és egy erős arculat. Fontos, hogy a havi adások egységesek legyenek – köszönjenek vissza bennük ugyanazok az arculati elemek, tartalmi blokkok (pl. sikersztorik, közösségi hírek), hogy az emberek az első pár adást követően tudják, mire számíthatnak. 
   
• Tartsd röviden a mondanivalódat! Hüvelykujjszabályként próbáltuk az egész adást öt perc alatt tartani, ami nagyon nem könnyű feladat, pláne, ha még vendégek is megszólalnak az adott adásban. Nagyon kevés ember tudja röviden és ütősen elmondani a saját üzenetét, ezért már a forgatókönyv megírásánál elengedhetetlen az, hogy odafigyeljünk az időkeretre, és ennek tudatában válasszuk ki / fogalmazzuk meg a főbb sztorikat. Elég egyetlen hosszabb, kicsit unalmasabb rész, hogy elveszítsük nézőinket. 
   
• Minőség mindenek felett. Homályos vagy sötét felvételek, rossz minőségű hang, remegő kamera – ezekkel nem fogod tudni felkelteni a munkatársak figyelmét. Nem kell feltétlenül százezreket költeni egy profi videóstúdió beszerzésére, de legalább arra mindenképp vedd a fáradtságot, hogy megnézel egy-két praktikus videót a videóforgatás tudnivalóiról és beszerzel néhány alap kelléket (mint pl. egy állvány – további tippek a témában erre). Ha nincs meg a megfelelő tudás cégen belül egy ilyen projekt lebonyolításához vagy pl. az utómunka elvégzéséhez, akkor nyugodtan be lehet vonni erre külsős ügynökségeket, videós csapatokat is, ha van erre rendelkezésre álló büdzsé. 
   
• Nem csak neked kell felkészülni a forgatásra. Az, hogy a forgatás alanya is felkészülten, a szöveg ismeretében érkezzen meg a helyszínre, legalább olyan fontos, mint a felvétel indítása előtt ellenőrizni az akkumulátor állapotát vagy a memóriakártya kapacitását. Fontos, hogy ismertessük vele előre a forgatás menetét: azt, hogy pontosan mit várunk tőle, hogy hogyan beszéljen, milyen ruhában jöjjön, mi fog látszani a felvételen, és így tovább – rengeteg időt spórolhatunk meg a forgatáson, ha már korábban tisztázzuk ezeket. 
   
• Csak könnyedén! Egy ilyen videóhíradó legnagyobb ütőkártyája, hogy a szöveges üzeneteknél sokkal közvetlenebb és könnyedebb formában tud bármilyen corporate mondanivalókat átadni. Ehhez kell persze egy karizmatikus műsorvezető és egy jó szövegíró, de még így is sokkal egyszerűbb dolgod lesz, mint ha például egy all employee hírlevelet kellene humoros stílusban megfogalmazni. Plusz az internet korlátlan GIF-gyűjteménye is a rendelkezésedre áll, ami elég nagy segítség. 

Szerinted a Te munkahelyeden megvalósítható lenne egy hasonló videóhíradó? Ha nem, milyen akadályok tartanak vissza tőle? Írj egy kommentet, és kitaláljuk a megoldást!