Az otthonról való munkavégzés kommunikációs szakemberként is rengeteg új tapasztalattal és tanulással jár, hiszen a megváltozott körülményeknek hála újfajta csatornákon, más eszközökkel, más fókuszok mentén kell folytatnunk a korábban megszokott munkahelyi kommunikációt. Az alábbiakban arról olvashattok, hogyan lehet a virtuális térben összehívni közel kétezer munkavállalót egy online town hall meeting keretében, és mik azok a részletek, amik elengedhetetlenek egy sikeres online esemény érdekében.

A háttér

Több városban, több különböző telephellyel rendelkező vállalat, ahol korábban nem nagyon voltak adottak a technikai feltételek ahhoz, hogy online összegyűlhessen mind a 2000+ alkalmazott meghallgatni például a vezérigazgató bejelentéseit vagy az aktuális, egész céget érintő híreket. Próbálkozások ettől függetlenül voltak folyamatosan több online platformon, (részben) személyes all staff meetingek keretében is, az igény a kollégák részéről pedig egyre nőtt a hasonló események iránt – pláne, miután kialakult a jelenlegi, rengeteg bizonytalanságot magában rejtő helyzet és mindenki áttért az otthoni munkavégzésre.

A megoldás

A koronavírus okozta krízishelyzet miatt előtérbe kerültek és jelentősen felgyorsultak azok a vállalati IT projektek, melyek a távolról való közös munkavégzést segítik valamilyen formában – ennek lett az eredménye az is, hogy a Microsoft Teams Live képében globális szinten kaptunk egy olyan eszközt, ami minden lehetséges szempontból megfelelt az elképzeléseinknek. Egyszerre akár 10.000 néző, automatikus felvétel és részletes reportok az eseményről, Q&A kérdezési lehetőség, ahol még szavazni is lehet egymás kérdéseire… Hasznos funkciókból nincs hiány, már csak azzal kell megbirkózni, hogy moderátorként levezényeljük az egészet!

Nem véletlen a többes szám: egy ilyen léptékű online esemény levezérléséhez bizony nem egy, nem is két ember, hanem egy komplett kis stáb kell. Érdemes már a projekt legelején leosztani a szerepköröket: ki lesz a technológiai support, ki fogja kezelni operatőrként a prezentálók kameráit, ki moderálja a kérdéseket és figyeli a chatet, ki vetíti ki a prezentációkat, és így tovább… Minél többen tudnak aktív szerepet vállalni a rendezvény moderációjában, annál jobban be leszel biztosítva afelől, hogy nem ér semmilyen váratlan meglepetés az élő előadás során.

A moderátorok (avagy Teams Live terminológia szerint Producerek) felkészítése persze csak az első lépés; hasonlóan fontos feladat az előadók (Presenterek) bevezetése a Teams Live rejtelmeibe, főleg, hogy a Live események kicsit más logika és működés mentén vannak felépítve, mint a sima a Teams videóhívások. Mi az éles esemény előtt két próbaalkalmat is tartottunk: egyet csak magunknak, a szervezői csapatnak, egyet pedig már a prezentáló vezetőkkel közösen. Ez a két alkalom tökéletes volt arra, hogy kijöjjenek az első esemény lehetséges gyermekbetegségei és mi is magabiztosabbá váljunk a szoftver használatában. Korábban mi is csak résztvevőként láttunk ilyet (azt is csak egyszer ezen a platformon), szóval nem titok, volt azért némi kézremegés, mikor rámentünk az élő adás indításáért felelős gombra.

Az eredmény

Aggodalomra azonban szerencsére nem volt okunk: több mint 1700 fős, aktív és sok-sok kérdést beküldő közönséggel, nulla technológiai bakival, valamint rengeteg pozitív visszajelzéssel zártuk az első digitális town hall eseményünket. Az egy órás eseményen kb. fél órát szántunk a kérdések megválaszolására, és ez nem is volt elég ahhoz, hogy minden beküldött üzeneten végigmenjünk; a kérdések teljes listájáról később az Intraneten publikáltunk egy külön összefoglalót, a town hall meeting felvételével együtt.

Világosan látszik, hogy ezzel egy olyan új csatornát találtunk, amivel minden eddiginél hatékonyabb formában szólíthatjuk meg a munkavállalókat, és még most, az otthoni karantén ideje alatt is hatékonyan, kétirányú kommunikációval közvetíthetünk feléjük üzeneteket. A következő nagy kihívás, hogy megtaláljuk a virtuális town hall meetingek megfelelő gyakoriságát, és hogy hosszabb távon hogyan tudjuk témákkal, tartalommal, előadókkal megtölteni ezeket – de lehet, hogy ez már egy következő poszt anyaga lesz. 🙂

Tanulságok

• Készülj fel minden lehetséges helyzetre! Mi lesz, ha váratlanul elmegy az internet nálad vagy valamelyik előadónál? (Fun fact: nálam ez pont megtörtént, de mivel nem egyedül voltam Producer, nem volt gond belőle.) Milyen B terved van, ha váratlanul lehal a Q&A funkció? Mit csináltok a kényes kérdésekkel? Elég jó a hang- és képminőség mindenkinél? Érdemes még a próbaalkalmak során végiggondolni és eljátszani néhány lehetséges szcenáriót, hogy az éles eseményen ne érjen meglepetés. (És hogy nyugodtan tudj aludni előző este!)
• Több moderátor, biztosabb alapok! Oké, ha nagyon muszáj, legvégső esetben akár egyedül is meg lehet oldani egy Live esemény lebonyolítását, de ha egy mód van rá, inkább oszd szét az egyes részfeladatokat több szervező közt és ne egyszemélyes hadseregként próbálj megbirkózni az IT-szakértői, moderátori, operatőri és prezentálói feladatkörökkel.
• Mit látnak a nézők? Egy tipp: ha a telefonodról is belépsz a Live eseménybe, akkor kis képernyőn követheted, mit látnak épp az esemény résztvevői. Ez azért fontos, mert a prezentáló / moderátor nézet és a résztvevői nézet közt van egy jó fél perces eltérés – ha valami gond van, így azonnal látni fogod a mobilodon.
• Mi lesz az esemény után? Fontos már a town hall esemény alatt kiemelni, hogy készül-e róla valamilyen összefoglaló, és ha igen, ez hol, milyen felületen lesz megtalálható; célszerű ezzel együtt valamilyen elégedettségi felmérést is közzétenni, ami alapján a következő town hall meeting még sikeresebbé válhat!

A te munkahelyeden mik a tapasztalatok, volt már az otthoni munkavégzés ideje alatt tartott “karantén town hall”, vagy esetleg már régebb óta is rendszeresek az egész céges szintű meetingek? Oszd meg a gondolataid a témában komment formájában a cikk alatt!

További esettanulmányokra is kíváncsi vagy? Kattints ide!