Egyszer minden munkahely életében eljön a rettegett – vagy épp várva várt – pillanat (nézőpont kérdése), amikor eldől: új felületre költözik a céges információkat és belső híreket gyűjtő Intranet. A költözés oka sokféle lehet: az évek során megváltozott felhasználói igények, egy nagyobb tudású, modernebb platform megjelenése, esetleg valamilyen központilag előírt, globális átalakítás, vagy ami a leggyakoribb, ezek valamilyen kombinációja. Elsőre nagy falatnak tűnhet évek, vagy akár évtizedek ömlesztett információáradatát átemelni egy új felületre, de ha ügyesen menedzseled a projektet, valójában rengeteg fejlesztési lehetőséget rejt magában – nézzük mindezt egy konkrét, saját példán keresztül!

A háttér

Globális Big 4 vállalat, ahol egy központi, egész cégre kiterjedő projekt keretében került Magyarország is az Intranet-frissítés célkeresztjébe. A használatban lévő magyar Intranet ráncfelvarrása már régóta aktuális volt: a lassú, bonyolult menürendszerrel rendelkező oldal mind olvasói, mind pedig szerkesztői oldalról egy kisebb rémálom volt, míg az új, SharePoint alapú felület egy sokkal letisztultabb, átláthatóbb, személyre szabhatóbb élményt ígért.

Noha az átállásnak megvoltak a globális keretei, valamint támogatásként egy külön ezzel foglalkozó globális projektcsapat is rendelkezésünkre állt, belső kommunikációs specialistaként az én feladatom volt, hogy a projekt magyar ága a tervek szerint meg is valósuljon és gördülékenyen haladjon minden fázisában. Ez az előkészítéstől kezdve a tesztelésen és az éles indításon át egészen az utókövetésig rengeteg apró lépést foglalt magában: az alábbiakban ezt fogom bemutatni Nektek.

A folyamat

1. Intranet-audit: bármennyire is fájdalmas, megkerülhetetlen, hogy a jelenleg használatban lévő Intranet teljes és mélyreható átvizsgálásával kezdődjön a folyamat. Ennek több lábon kell állnia:
   
   
   1. Oldalok csoportosítása: megtartandó / frissítendő / törölhető. Minden oldalt és aloldalt érdemes ezen három csoport valamelyikébe besorolni, célszerűen egy nagy Excel-táblában; ez nem csak a későbbi gondolkodást és tervezést, hanem a konkrét technikai megvalósítást is nagyban megkönnyíti majd. Ha egy aloldal már régóta nem frissült és senki nem látogatja hónapok óta, ideje könnyes búcsút venni tőle, de minimum újragondolni a létjogosultságát.
      
      Ugyanez a hármas csoportosítás egyébként az Intraneten tárolt dokumentumokra is jól megállja a helyét; itt a remek alkalom, hogy kiselejtezz minden régi szabályzatot és az évek óta porosodó szervezeti ábrákat, és csak az aktuális anyagokat vidd magaddal az új felületre. Nem fogok hazudni: nem ez a folyamat legizgalmasabb része, cserébe viszont rendesen el tudja vinni az időt… 🙂
      
   2. Tartalomszerkesztők azonosítása és bevonása. A jó hír, hogy nem feltétlenül kell egyedül átnézned az összes aloldalt, hiszen az esetek nagy részében az Intraneten több tartalomszerkesztő is dolgozik (pl. az én esetemben a pénzügyes oldalakat a pénzügyi csapatból kezeli valaki, a HR-es infókat mindig egy HR-es kolléga töltötte fel, stb.). Ilyenkor érdemes őket is bevonni, hiszen ők ismerik a legjobban az adott oldalak aktualitását és relevanciáját.
      
   3. Statisztikák elemzése. Ez kéz a kézben jár az első ponttal, hiszen a látogatottsági adatok, használati minták elemzése rávilágíthat arra, mely oldalak a legnépszerűbbek, és melyek azok, amikre jó eséllyel már nem lesz szükséged a jövőben. Amikor ezen az Intranet migráción kezdtem el dolgozni, az aktuális felületről nem állt rendelkezésünkre semmiféle statisztika; ebből is érezhető, hogy tényleg nagyon időszerű volt már a váltás.
      
   4. Felhasználói igények begyűjtése. Mi az, amitől az Intranet igazán hasznos lesz a kollégák számára? Melyek azok a funkciók, amit a jelenlegi felületen szeretnek, és mi az, amit mindenképp megváltoztatnának? Mi az, amit könnyen megtalálnak, és mi az, ahova még a keresőn keresztül sem jutnak el? Mi ezt annó fókuszcsoportos beszélgetésekkel és kérdőíves formában, nagyobb mintán is vizsgáltuk, hogy minél több helyről kapjunk megbízható információmorzsákat és inspirációt az új oldal vázának felépítéséhez.
      
      
2. Az új felület kiismerése. Itt elsősorban a technikai aspektusok elsajátítására gondolok: hogyan kell az új felületet szerkeszteni, hogyan kell új aloldalt létrehozni, milyen beállításokra kell odafigyelni, és így tovább. Nekem ez jó pár online tréninget, oktatóvideókat, személyes callokat jelentett (nagyjából az Intranet audittal párhuzamosan), de szerencsére a SharePoint nem tartozik a bonyolultabb platformok közé, viszonylag könnyű kiismerni, melyik gomb mit csinál az admin felületen. Erre a célra egyébként célszerű létrehozni egy ún. sandbox (nem éles, a felhasználók által nem látható) munkakörnyezetet, ahol szabadon lehet garázdálkodni a különböző funkciókkal, sablonokkal, elrendezésekkel. Ha több admin vagy szerkesztő is fog dolgozni az új felületen, nekik se felejtsd el megtanítani a legfontosabb tudnivalókat!
   
   
3. A tervezési szakasz. Az első pontban kialakított Excel mentén – a tartalomszerkesztőkkel egyeztetve – érdemes megtervezni egy külön dokumentumban azt, hogyan fog felépülni az új oldal menürendszere, milyen nagyobb tartalmi egységekre osztható majd az új Intranet. Ha a régi felosztás már idejétmúlttá vált, most itt az alkalom újragondolni azt; ahogy a bevezetőben is utaltam rá, az én esetemben egy meglehetősen komplex, nehezen követhető oldalstruktúrát kellett sokkal egyszerűbbre és logikusabbra átfaragni a migráció során.
   
   Érdemes külön figyelmet szentelni annak, hogy az új Intranet főoldala hogyan fog kinézni, hiszen ez lesz a kollégák által legtöbbször látott felület. Itt számomra két nagyon fontos szempont volt: egyrészt, hogy a kollégák egyből láthassák a számukra fontos és releváns, napi szinten frissített híreket, másrészt pedig, hogy egyből kéznél legyen számukra minden olyan fontos link, amire szükség lehet egy átlagos nap folyamán. Szabadságok kezelése, payroll információ, IT támogatás, egyéb belső komm. csatornák linkjei, és így tovább – a lehető legletisztultabb, legegységesebb formában. Ezen a ponton egyébként már az oldal tervezett dizájnja is elkészült.
   
   
4. A technikai megvalósítás. A következő lépés már a konkrét építkezés, vagyis az új portálon a szükséges menürendszer kialakítása, az egyes “régi” aloldalak migrálása és frissítése, illetve a szükséges új aloldalak, valamint az új arculat kialakítása. Ennek egy része automatizálható, egy része viszont komoly, manuális munkát igényel – mindezt kéz a kézben a következő ponttal, ami nem más, mint…
   
   
5. A tesztelés. Ha már kezd formát ölteni az új Intranet, mindenképp vonj be néhány kollégát tesztelés céljából; itt kérheted más tartalomszerkesztők, adminok segítségét, de akár egy-két laikust is bevonhatsz, akik friss szemmel tudnak ránézni az új felületre. A tesztelésnek két célja van: egyfelől a technikai problémák kiszűrése (halott linkek, nem működő funkciók, elcsúszott dizájn, stb.), másfelől pedig a felhasználói élmény gyakorlati próbája. Tényleg logikus az új menürendszer, amit felépítettél? Könnyen tudják használni az új funkciókat a kollégákat? Ha valami csak döcögősen megy, ezen a ponton még mindig nem késő változtatni rajta.
   
   
6. Az éles rajt. Ha minden előkészítés megtörtént, jöhet a legizgalmasabb rész: az oldal indítása! Ehhez célszerű már az indulást megelőző hetekben elkezdeni egy felvezető kommunikációs kampányt: mi például hírlevelekben, illetve magán a (régi) Intraneten promótáltuk az új felület érkezését, kiemelve néhény új funkciót, egyben pedig rávilágítva a régi felület gyengepontjaira, amiket most kiküszöbölünk. Az indulás napján szintén egy részletes hírlevélben tájékoztattuk a kollégákat, összegyűjtve és screenshotokkal bemutatva minden fontosabb változást az új felületen.
   
   
7. Az utókövetés. Az indulás pillanatában még nem szabad elégedetten hátradőlni, ugyanis a következő 1-2 hét valójában nem más, mint egy intenzív, egész céges szintű tesztelési periódus. Lehet, hogy lesznek hibák, amik csak így, “nagyban” jönnek elő, vagy jönnek olyan ötletek a kollégáktól, amik neked csak pár kattintást jelentenek az admin felületen, de cserébe még jobbá tehető általuk a felhasználói élmény. Itt is kulcsfontosságú a statisztikák alapos kielemzése: még ha szóban / írásban nem is mondanak el mindent a kollégák, a számok nem hazudnak arról, hogyan használják felhasználóid az Intranetet.

Az eredmény

A gondos előkészítésnek hála szinte teljesen zökkenőmentesen ment az átállás az új felületre, a kollégák pedig kaptak egy jól használható, modern, letisztult Intranet felületet. Az új portál indulás után is folyamatosan fejlődött tovább a beérkező visszajelzéseknek megfelelően; voltak kisebb-nagyobb átalakítások a főoldalon, kivettünk olyan menüpontokat, amik a várakozásaink ellenére nem voltak túl népszerűek, és igyekeztünk olyan extrákat beépíteni az oldalra, amik tényleg hasznosnak bizonyultak (pl. környező éttermek listája és menüi, hétvégi programajánló, stb.).

Tanulságok

• Ez egy hosszú folyamat – készülj ennek megfelelően. Az Intranet migráció nem megy egyik napról a másikra, itt hónapok, de akár fél – egy év munkájáról beszélünk. Nagyon fontos már rögtön a projekt kezdetén kitűzni a megfelelő határidőket és felvázolni a folyamat egyes szakaszait, hogy később minden strukturáltan, a tervezett mederben történhessen.
• A számok kincset érnek. A statisztikák megbízható képet festenek arról, mely oldalak és Intranet-funkciók a legnépszerűbbek – különösen akkor, ha sikerül mellé kvalitatív visszajelzéseket is gyűjteni a felhasználóktól. Csak ezek figyelembevételével építhetsz ténylegesen hatékony, jól működő, a kollégák igényeire szabott Intranetet.
• Kötelező átállás helyett teljes megújulás. Egy ilyen nagyívű átállás remek apropó arra, hogy komolyabb átalakításokat végezz az Intraneten: rendezd át a menüstruktúrát, változtass a dizájnon, akár a komplett szerkesztői, tartalomfrissítői folyamatot gondold újra. Itt a nagyszerű alkalom, hogy tiszta lappal kezdj bele egy új felület létrehozásába!
• Egységben az erő! Minél több tartalomszerkesztőt, moderátort, tesztelőt tudsz bevonni a migráció folyamatába, annál biztosabb, hogy az éles indulás idejére már nem marad semmilyen észrevétlen hiba a gépezetben. Plusz nem neked kell egyedül ezer felé figyelni a teljes átállás során. 🙂
• Az új oldal indulása csak a kezdet. A többhónapos projekt végén elindul végre az új Intranet, gyűlnek az oldallátogatások és kattintások, az igazi munka azonban még csak most kezdődik: a kollégák érdeklődését hosszútávon is fenn kell tartani folyamatos, friss tartalmakkal és az oldal további finomhangolásával. Ha ez elmarad, ne csodálkozz a statisztikák leromlásán az első pár hét, vagyis az újdonság varázsának elmúlása után!

Neked volt már esetleg tapasztalatod Intranet átállással, vagy akár csak kisebb frissítésekkel? Oszd meg a gondolataid a témában komment formájában a cikk alatt!

További esettanulmányokra is kíváncsi vagy? Kattints ide!