Egy kis nyári pihenő után újabb esettanulmánnyal robog tovább a Komm365 blog: ezúttal egy meglehetősen gyakori kérdéskörre, a különböző csapatok közti kommunikációra hoztam egy lehetséges megoldást, méghozzá egy viszonylag ritkábban használt kommunikációs csatorna képében.

A háttér

A nagy, több száz főt foglalkoztató vállalatoknál elég általános probléma, hogy az egyes csapatok csak a saját “buborékjukban” dolgoznak, és nincsenek tisztában egymás tevékenységével, sikereivel, aktuális kihívásaival. Joggal merülhet fel a kérdés, hogy “de miért legyen érdekes nekem XY munkája, mikor ő teljesen mással foglalkozik?” – erre a válasz az, hogy számtalan kiaknázható szinergia, együttműködési lehetőség van látszólag egymástól teljesen függetlenül működő csapatok és szakemberek közt is.

Behind the Mails #02 - belső magazin

Csak hogy egy nagyon egyszerű példát mondjak: szeretnéd megtanulni egy új platform használatát, ezért napokat töltesz azzal, hogy YouTube videók alapján próbálod elsajátítani az alapokat – miközben az egy fallal odébb ülő kolléga napi szinten használja ugyanezt a rendszert, és pillanatok alatt meg tudná mutatni neked a kezelését, csak épp nem tudsz róla, mert nem nagyon beszélgettek egymással. Az egy emelettel lejjebb ülő munkatárs pedig még személyesen ismeri is a platform tulajdonosát… Millió ehhez hasonló esettel találkozom én is nap mint nap, ami a transzparencia és a kommunikáció hiányának tudható be.

Hogyan lehet kiküszöbölni a cross-departmental információcsere nehézségeit és megoldást találni erre az újra és újra felbukkanó kérdésre? Többféle válasz is létezik erre – az alábbiakban ezek közül osztok meg egyet.

A megoldás

Az egyik korábbi munkahelyemen – egy SSC-ben – a megoldást meglepő módon egy klasszikus, nyomtatott csatorna jelentette erre a problémára: egy magazin, amit önkéntes kollégák csapata állított össze negyedéves gyakorisággal. Eleinte én is kicsit szkeptikus voltam ezzel kapcsolatban, de hamar be kellett látnom, hogy a dolog működik: a munkatársak kifejezetten várják a magazin következő számát, szívesen olvasnak az irodában történt eseményekről (akár hosszabb terjedelemben is), és az önkéntesek is lelkesen, motiváltan gyűjtik a híreket és tartalmat egy-egy számhoz.

A folyamat a következőképp nézett ki: a magazin minden negyedévben egyszer jelent meg, a kitűzött megjelenési dátum előtt kb. 3-4 héttel kezdtük el begyűjteni a tartalmakat az önkéntes “újságíróinktól”. Az önkéntesek – csapatonként 1-2, vagy akár több ember – vállalták azt, hogy a belső kommunikációs csapat füleiként és szemeiként összeszednek minden érdekességet az elmúlt időszakból, sőt, akár proaktívan gyártanak is tartalmakat: fotókat, interjúkat, saját beszámolókat készítenek és küldenek nekünk. Rengeteg olyan témát sikerült így lefedni, amik egyébként nem jutottak volna el hozzánk: új kollégák első napjainak a tapasztalatai, interjúk frissen érkező vezetőkkel, részletes leírások egy-egy külföldi munkáról vagy irodalátogatásról, és még sorolhatnám.

Behind the Mails #02 - belső magazin

Miután összegyűjtöttük az önkéntesek által beküldött tartalmakat (és kiegészítettük saját cikkekkel azt, pl. all staff eseményekről), következett a munka aprólékosabb része: a szövegek átnézése, tördelése, és a magazin dizájnjának összeállítása InDesign-ban. Az újsághoz rengeteg tartalmat kaptunk, így 20-25 A4-es oldal – vagy akár nagyobb – terjedelem simán kijött a végére a képekkel és a betördelt szöveggel együtt.

Az utolsó fázis a gyártás és a publikálás volt: kezdetben nagyobb hangsúlyt fektettünk a nyomtatott terjesztésre (az iroda frekventáltabb részeire, brossúra-standokra helyeztünk ki belőle nyomtatott példányokat, amiket házon belül nyomtattunk és spiráloztunk), később pedig inkább e-mail formátumban, illetve az Intraneten terjesztettük a negyedéves összefoglalót. Az irodai TV-ken rövid teaserekkel jártuk körbe az adott szám fő témáit, felkeltve a kollégák érdeklődését egy-egy izgalmasabb cikk vagy nagyobb lélegzetvételű beszámoló iránt.

Az eredmény

A magazin / e-magazin képében kaptunk egy olyan kommunikációs csatornát, ami eljutott gyakorlatilag mindenkihez és remek felületet biztosított olyan híreknek, amik lehet, hogy egy sima hírlevélbe nem fértek volna be, viszont sokkal emberibb oldalról mutatták be a kollégák mindennapjait. Az önkéntesek bevonódása miatt a munkatársak különösen érdekeltek voltak benne, hogy olvashassák saját (vagy barátaik) cikkjeit, láthassák a fényképeiket a magazinban, így a magazinnak jó közösségépítő hatása is volt.

Tanulságok

A belső kommunikáció hatékonyságán sokat javíthat, ha minél több különböző csatornán, más-más formátumban számolunk be az irodát érintő legfontosabb hírekről – lesz, akinek az e-mail hírlevél formátuma fekszik majd, míg más inkább a nyomtatott anyagokból vagy az Intranetről szedi össze a szükséges infókat. Egy ilyen csatornamátrixban remek kiegészítő elem lehet a nyomtatott / elektronikus magazin is, ugyanakkor van pár tényező, ami kritikus ezen platform esetében:

  • Önkéntesek – ha nincs egy lelkes, motivált önkéntes “újságírói” csapat a magazin mögött, akkor ez is csak egy lesz a sok felülről jövő kommunikációs csatorna közül; a kollégák hozzájárulásai miatt lehet személyes, igazán hatékony és más ez a csatorna.
  • Gyakoriság – ha ma kellene egy hasonló belsős újságot csinálnom, valószínűleg havi gyakoriságot választanék, két okból is: egyrészt így kisebb maradhat a terjedelem, nem kell 30-40 oldalas újságokat legyártani és végigolvasni, másrészt pedig így sokkal aktuálisabbak tudnak maradni az itt megjelenő hírek. Egy negyedéves hírlevélben előkerülhetnek olyan témák is, amik 2-3 hónapja voltak aktuálisak, és mostanra már kevésbé relevánsak.
  • Formátum – fenntarthatósági szempontból nem biztos, hogy a legjobb ötlet nyomtatott magazinokkal elárasztani az irodát, ugyanakkor az is biztos, hogy egy kézzel lapozgatott újságban viszontlátni fényképeinket teljesen más érzés, mint a képernyőn. Mi épp ezért döntöttünk úgy, hogy a közösségi terekbe kihelyeztünk néhány nyomtatott példányt, all staff szinten viszont inkább digitális csatornákon terjesztjük az újságot.
  • Dizájn és gyártás – Szintén egy szűk keresztmetszet lehet a magazin esetében, hogy van-e házon belül kapacitás a magazin tördelésére, a látványvilág összeállítására (akár idő, akár szakértelem terén), illetve a gyártás lehetséges-e házon belül, az irodai nyomtatók használatával. Ha valamelyik kérdésre a válasz “nem”, akkor mindenképp be kell vonnunk egy külsős céget is a gyártásba, ez pedig további költség- és időterheket ró a projekt haladására.

Ahogy említettem a cikk elején is, nem ez az egyetlen módja annak, hogy kicsit jobban összekovácsoljuk a különböző csapatokat és üzletágakat, és jobban beindítsuk a kollégák közti infóáramlást – a Behind the Mails további részeiben más megoldásokat is elő fogunk venni majd!

Havonta egyszer házhoz mennek a legfrissebb belső kommunikációs trendek, érdekességek és hírek - ne maradj le róla Te sem!


Nagy Ádám

Belső kommunikációs specialista, kreatív geek, blogger. Közel öt éve foglalkozom kifejezetten szervezeti kommunikációval, blogomat pedig azért índítottam, hogy minél több munkahelyre eljusson és megfelelő fontosságot kapjon ez a szakterület. 💬

0 hozzászólás

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Ez az oldal az Akismet szolgáltatást használja a spam csökkentésére. Ismerje meg a hozzászólás adatainak feldolgozását .