Korábban már bemutattam a belső kommunikáció alapjait, illetve szó esett arról is, kinek a felelőssége, hogy gördülékenyen működjön a dolog. Ott említettem, hogy sok munkahelyen nincs igazi gazdája a szervezeti kommunikációnak – a folyamatok szét vannak osztva különböző csapatok és kollégák közt, ad-hoc jelleggel történik a döntéshozatal, és emiatt nem feltétlenül működik a legolajozattabban a gépezet. Egyre több munkahely kezdi ezt azonban felismerni, és a helyzet megoldására egy belső kommunikációs szakértő alkalmazása mellett döntenek, aki koordinálni tudja a belső folyamatokat; az alábbiakban összefoglaltam, nagyjából milyen feladatok és szerepkörök tartozhatnak egy belső komm. specialista átlagos mindennapjaihoz!

?️ Egyszemélyes kreatív ügynökség

A jó kommunikációs szakértő egy személyben átlát minden kreatív folyamatot a cégnél, függetlenül attól, hogy szövegírásról, grafikai munkákról, videóforgatásról vagy épp branding kérdésekről van szó. Természetesen az nagyon ritka és nem is elvárás, hogy ezek mindegyikéhez profi szinten értsen az illető, inkább az a fontos, hogy képben legyen azzal, mivel jár például egy belső videó rögzítése, mennyi idő egy nyomtatott brossúra kialakítása és legyártása, vagy épp hova, milyen szempontok alapján érdemes leszervezni egy céges fotózást.

Személyes tapasztalatom alapján a szövegírás teszi ki a legjelentősebb részét a munkának – a cég “belső újságírójaként” a kommunikációs szakértő feladata az, hogy a publikálásra kerülő anyagok (e-mailek, plakátok, Intranet cikkek, stb.) könnyen érthetőek, jól olvashatóak, figyelemfelkeltőek legyenek. Triviálisnak tűnhet pl. egy vezetőváltozás kommunikációja, de rengeteg múlik azon, milyen szavakkal, milyen stílusban állítod össze a szöveget – erről bővebben egy korábbi cikkemben olvashatsz.

? Megfoghatóvá teszi a vállalat vízióját

A belső kommunikációs szakember persze nem csupán futószalagszerűen ontja magából a különböző kreatív anyagokat, hanem a folyamat mögött koncepció is van: minden plakát, minden kiküldött hírlevél és minden videó közvetett módon a cég vízióját közvetíti, a munkahelyi értékrendet tükrözi és egy világos, jól meghatározott irányba tart.

Fontos képesség tehát a nagyobb koncepciókban és a stratégiában való gondolkodás, annak felismerése, hogy minden feladat, minden projekt egy nagyobb kép része – ezt érdemes még a legegyszerűbbnek tűnő, átlagos feladatok teljesítése során is észben tartani, ha igazán egységes kommunikációs hangnemet és stílust szeretnénk kialakítani.

? Híd a vezetőség és a munkavállalók közt

Korábban is felmerült már, hogy a szervezeti kommunikáció nem egyirányú dolog – legalábbis ha csak egy irányban (jellemzően felülről lefelé) működik, akkor nem nevezhetjük valami hatékonynak. A kommunikációs specialistának jelentős szerepe van abban, hogy ez jól működjön: ő az, aki mind a vezetőség, mind pedig a munkavállalók részéről jól ismeri az aktuális problémákat, témákat, ötleteket, és a megfelelő csatorná(ko)n képes is ezeket összekötni.

A jó belső komm. szakember maga is minél inkább igyekszik részesévé válni a vezetőség mindennapjainak – akár csak egy-egy rendszeresített, informális catch-up keretében, akár pedig vezetőségi meetingeken való résztvétellel -, de közben megvannak az egyes csapatokon, üzletágakon belül is azok a kontaktjai, akikhez bármivel fordulhat, és akik mindenről tudnak, ami épp az adott csapatban történik.

? Helyén kezeli a változásokat

A munkahelyek életében a változás állandó: emberek jönnek-mennek, projektek váltják egymást, és szinte minden hónapban jön egy új szoftver, eszköz vagy rendszer, mely befolyásolja a mindennapi munkavégzést. A belső kommunikációs szakértő munkájával elősegíti, hogy ezek a változások a lehető leggördülékenyebben történhessenek meg, az érintetteknek minden információ időben a rendelkezésére álljon, és a változások ne egyik napról a másikra, különösebb előzmény nélkül történjenek meg, hanem gondosan, megfelelő módon elő legyenek készítve.

Például egy shared desk-koncepció bevezetését meg lehet csinálni egyik napról a másikra is, de hatékonyabb, ha már hetekkel a céldátum előtt elkezdjük tudatosan felkészíteni rá a kollégákat hírlevelekkel (mik az új rendszer előnyei, mik az átállás okai, stb.), nyomtatunk nekik egy checklist-et a teendőikkel, és folyamatosan képben tartjuk őket az időzítéssel és a nagyobb mérföldkövekkel kapcsolatosan. Ellenállás és elégedetlenkedés így is lesz, hiszen ez természetes reakció bármilyen változásra, hosszútávon viszont sokkal nagyobb sikert érhetünk el a kellő odafigyeléssel.

⚡ Segítség a bajban

Végül, de nem utolsósorban a kommunikációs specialista akkor is előtérbe kerül, ha bármilyen krízishelyzet éri a vállalatot – ez lehet valamilyen kisebb dolog, mint például egy áramszünet, de akár komolyabb, a vállalat egészét érintő események is, mint például egy tűzeset vagy valamilyen bizalmas adat szivárgása. Ő az, aki egyből tudni fogja, kiket, milyen csatornán és milyen módon kell értesíteni, hogy professzionálisan és sikeresen lezárható legyen a krízishelyzet.

Mindezeken felül munkahelyenként változó, hogy milyen egyéb feladatok és felelősségi körök tartoznak a kommunikációs szakemberhez – mivel a belső és a külső kommunikáció közt vékony a határvonal, gyakran social media, employer branding, illetve PR-jellegű tevékenységek is a mindennapjai részévé válnak, míg máshol inkább a rendezvényszervezés, céges események koordinálása van a középpontban. Ugyanakkor épp ez adja a szakma szépségét is: belső kommunikációs specialistaként biztos lehetsz abban, hogy sosem lesz két egyforma napod a munkahelyen!