Izgalmas időszakban élünk vállalati kommunikáció szempontjából: a különböző platformok és digitális toolok megjelenésével a belső és külső kommunikáció közti választóvonal egyre vékonyabbá válik, sőt egyes esetekben teljesen elhalványul. Egy céges csapatépítő vacsora fotója már nem csak a folyosói üzenőtáblán fér el, hanem Instagramon is megállja a helyét, de visszafelé is működik a dolog, egy külsőleg megosztott podcast vagy videó is utat tör magának a cégen belül is, hogy aztán még több ügyfélhez / leendő munkatárshoz / érdeklődőhöz jusson el a kollégák közösségi hálóján keresztül.

A munkavállalók egyszerre látják-hallják a belső csatornákon közzétett információkat és a külső platformokon, social media felületeken áramló bejegyzéseket, és pár kattintással meg tudják azokat osztani, reagálni tudnak rájuk, ki tudják fejezni véleményüket ezekkel kapcsolatban – ebből könnyen kovácsolhatunk előnyt, de ha nem vagyunk felkészülve, a dolog negatív oldalát is megtapasztalhatjuk.

Belső és külső kommunikáció: egységben az erő! ?

Ha cégen belül történik valami érdekes, amivel kapcsolatban elkezd összeállni egy belső kommunikáció, minden egyes esetben felteszem magamnak a kérdést: “vajon érdekes lehet ez cégen kívül is?”. A válasz meglepően gyakran “igen”, hiszen a legtöbb belső aktivitásból, sikersztoriból, közösségi megmozdulásból minimális munkával izgalmas és életszagú, nem erőltetett ható employer branding-content gyártható.

A csatorna és a stílus természetesen nem feltétlenül fog megegyezni külső és belső használat során: ami cégen belül egy terjedelmes e-mailben kerül kifejtésre, az lehet, hogy kifelé csak egy félsoros Facebook bejegyzésként vagy egy Instagram animációként kerül publikálásra. Fontos kitapasztalni azt, hogy milyen típusú tartalmak mennyire tudnak nagy elérést és érdeklődést generálni a külső-belső csatornákon; lesz olyan, ami kifelé óriási aktivitást generál, de cégen belül csak kevés embert mozgat meg, és vice versa.

Mint a szervezeti kommunikáció sok más területén, itt is időt kell áldoznunk rá, hogy sok-sok A-B teszteléssel, finomhangolással és az eredmények elemzésével ráleljünk a helyes útra – hosszútávon viszont bőségesen meghálálja magát a befektetett energia!

A kommunikáció mumusa: a krízishelyzet ?

Írtam korábban, hogy a külső-belső kommunikáció összeolvadásának nem csak előnyei, hanem veszélyei is lehetnek. Pár példa, hogy mire gondolok pontosan:

• Kikerül cégen kívülre valamilyen bizalmas információ akár szóbeszéd, akár pl. egy óvatlan social media komment képében
• A kollégák feltöltenek Instagramra valamilyen olyan, munkahelyen készült képet, ami a céges kultúrával nem összeegyeztethető / offenzív tartalommal bír
• A belső és a külső kommunikáció nincs összhangban, mást kommunikál a cég a külvilág felé, mint saját munkavállalói irányába, és ez feszültséget szül
• Cégen kívüli események, hírek hatására negatív belső pletykák kezdenek terjedni, romlik a morál

Ezek kiküszöbölésére egyrészt fontos, hogy már az első naptól tisztázzuk a kollégákkal, mi számít bizalmas információnak és mi nem (ez általában az onboarding nap tréningjei során meg is történik), másfelől pedig legyen egy átfogó, minden esetlegesen felmerülő szcenáriót magába foglaló kríziskommunikációs folyamatunk. 

Ha nincs ilyened, kiindulásként jó lehet, ha például a fenti pár pontot végiggondolod (aztán jöhet mellé a szakirodalom is): kommunikációs szakemberként mit tennél, ha ezekből valamelyik bekövetkezne? Kiket értesítenél első körben, kitől várnál jóváhagyást, milyen formában, milyen csatornán és milyen időzítés mellett reagálnád le a krízist? Jobb, ha ezeket egy nyugodtabb időszakban összeszeded egy szabályzat / összefoglaló formájában, és nem akkor kell kapkodva kitalálni valamilyen akciótervet, ha már megtörtént a baj. Kisebb-nagyobb krízisek minden vállalat életében előfordulnak, de ha felkészülve fogadod ezeket, minimalizálható vagy akár teljesen megelőzhető az esetleges kár.

Neked mik a tapasztalataid a belső és a külső kommunikáció összefonódásával kapcsolatban? Volt már, hogy valamilyen krízishelyzettel szembesültél emiatt? Oszd meg kommentben, tanuljunk egymástól!