A jelek eddig is arra mutattak, hogy a világjárványt nem úsztuk meg ennyivel, ősszel újabb hullámra kell felkészülnünk – most pedig, ahogy közeledünk a szeptemberhez és mindenhol újra emelkedik a fertőzöttek száma, már ténylegesen is kimondható, hogy a második hullám küszöbén állunk. Ez pedig a munkahelyek további működésére is döntő hatással bír.

Az elmúlt fél év elképesztően sűrű időszak volt kommunikációs szempontból. Egy teljesen váratlan helyzetet kellett lereagálni, új kommunikációs csatornákat és megoldásokat kiépíteni egyik napról a másikra, megtanítani az embereket maszkot viselni, kezet mosni, otthon maradni, betartani a “social distancing” szabályait, közben reagálni a kormány hetente változó rendeleteire és a különböző egészségügyi ajánlásokra – ez mind feladói, mind pedig befogadói oldalról felért egy masszív információs túladagolással.

A jó hír, hogy ha lesz második hullám, ezeket a köröket már nem nulláról kell újra lefutni; lényegében a már kipróbált és begyakorolt kríziskommunikációs gépezetet kell újra beindítani néhány apróbb igazítással és finomhangolással, építve az “első fordulóban” megszerzett közös alapismeretekre. De vajon meddig tud ez így működni..?

Ami nem változik: a bizonytalanság ?

Noha az alap információk és folyamatok most már adottak ahhoz, hogy folytatódjon az otthonról történő munkavégzés, azt továbbra sem tudjuk, pontosan mire számíthatunk a következő fél évben. Meddig fog tartani, amíg lecseng a második hullám? Pontosan milyen korlátozásokkal kell számolni az élet különböző területein? Mennyire lesz súlyos a vírus hazai lefutása? Ezek azok a kérdések, amiket március óta gördítünk magunk előtt – és nagyon fontos, hogy amíg nincs rájuk kiforrott válaszunk, addig ne is árasszuk el velük kapcsolatban hamis ígéretekkel a munkavállalókat. Ne ígérjünk októberre családi napot, sőt, valószínűleg a háromezer fős karácsonyi bulira se kezdjünk még meghívókat osztani: bármilyen nehéz is, a jelenlegi helyzet a várakozásról és a nagyon-nagyon óvatos tervezésről kell, hogy szóljon.

A belső kommunikációval eddig is kéz a kézben jártak a különböző szervezési teendők, amihez most jó adag rezilienciának kell társulnia, hiszen gyakorlatilag állandó változások mellett kell ellátni az eddig megszokott (és visszanézve nagyon is kiegyensúlyozottnak tűnő) munkát. Legyen minden eseményre és kampányra legalább egy B-terved, merj elrugaszkodni az évtizedes hagyományoktól (biztos, hogy csak úgy és akkor lehet pl. céges csapatépítésre menni, ahogy eddig?), lásd meg a lehetőségeket és előnyöket ebben az amúgy nehéz helyzetben, és fizikai interakciók helyett kezdj el digitális megoldásokban gondolkozni – máshogy nem lehet átvészelni a közelgő időszakot.

Sokszor, sok különböző cikkben elmondtam már a transzparencia fontosságát, és szeretnék ismét ráerősíteni erre. A kollégáknak nem együttérző mosolyokra, “tudjuk, hogy ez most nehéz” kezdetű monológokra és üres szavakra van szüksége, hanem az igazságra: mondjuk ki világosan, hogy mi az, amit biztosan tudunk, mik azok a kérdések, amikre aktívan keressük a választ, és mi az, ami teljesen kívül esik a saját hatáskörünkön. Különösen igaz ez akkor, ha valamilyen átszervezés, leépítés, komolyabb céges szintű változás is kilátásban van – igyekezzünk a lehető legalacsonyabb szinten tartani a körülményekből adódóan amúgy is jelentős bizonytalanságot.

Aminek változnia kell: a munkavállalói elköteleződés ✨

Kicsit üljünk át egy átlag munkavállaló székébe, és nézzük meg, ő vajon mit érezhet jelenleg. A virtuálisan lebonyolított Zoom / MS Teams meetingek már nem olyan izgalmasak, mint pár hónappal ezelőtt voltak, az otthonról (akár pizsamában) való munkavégzés kezdeti varázsa is már alábbhagyott, és úgy összességében is elmondható, hogy egyre gyengébb a kötődés a vállalathoz – nincsenek közös események, nincsenek konyhai pletykák vagy hosszúra nyúló ebédszünetek, nincsenek összemosolygások az íróasztal felett, csak egymásra kísértetiesen hasonlító, steril home office munkanapok.

Érthető módon ilyen körülmények mellett nem rúg valami magasra az egyéni motiváció szintje, sokkal könnyebb beleszürkülni így a mindennapokba, vagy akár a kiégés szélére sodródni, mintha minden reggel fel kellene kelni időben, szépen felöltözni és bedöcögni a munkahelyre. Munkáltatóként, vezetőként, kommunikációs szakemberként most a Te dolgod, hogy mesterségesen rásegíts kicsit a kollégák motiváltságára, megtalálva azokat a (virtuális) lehetőségeket, amikkel erősíthető a céghez való kötődés és beletehető egy kis plusz energia a céges kultúra megtartásába. Néhány tipp:

• Szervezz online csapatépítő programokat: egy kvízest, egy kiöltözős – távolról koccintós vacsora vagy valamilyen online társasjáték a jelenlegi körülmények közt is nagyszerűen tud működni, ezt már az elmúlt időszak is bizonyította. Ahogy pedig egyre több időt töltünk otthon, egyre több hasonló lehetőség válik elérhetővé szervezői oldalról!
• Ossz meg mindennapi történeteket: nagyon jól pörögnek mostanában az olyan történetek, amik a kollégák karanténban töltött idejéről szólnak. Meséld el néhány olyan munkatárs történetét, aki valamilyen új készséget, új hobbit tanult meg az utóbbi időszakban, mesélj karrierváltásokról vagy akár személyesebb hangvételű élményekről, amikben kicsit mindenkire magára ismerhet – és amikben akár a cég főbb értékei is visszaköszönnek egy-két gondolat erejéig.
• Lepd meg saját otthonaikban a kollégáidat: több cég átállt az utóbbi időszakban ilyen szolgáltatásokra, a Mártogatós például minden logisztikai feladatot átvállalva viszi ajtóig a megszokott mártogatós-rágcsálnivalós csomagjait akár több száz fő számára is. Nem kell tehát teljesen nélkülöznöd a kézzelfogható ajándékokat, csak egy kis extra kutatómunkát igényel a folyamat.
• Tedd szórakoztatóvá a belső kommunikációt: nincsenek most nagyon offline események vagy kampányok, a velük járó masszív kiadások pedig bent várakoznak a cég számláján – miért ne fordítanád ezt arra, hogy felpezsdítsd kicsit a munkahelyi kommunikációdat? Frissítsd fel a kommunikációk arculatát, kezdj el videókban, podcastekben, chatbotokban, interaktív csatornákban gondolkozni, ha pedig a keret engedi, akár külsős ügynökségeket is bevonhatsz a közös ötletelésre és az új koncepciók megvalósítására.

Összegezve az eddigieket: a vírus első hullámához képest a másodiknak ugyan egy fokkal felkészültebben vághatunk neki, a helyzetnek továbbra is megvannak a veszélyei; legfőképp az, hogy meddig tartható fent sikeresen és hatékonyan, iparágtól függetlenül mindenhol a virtuális munkahely koncepciója. Minden eddiginél több múlik most azon, hogy vezetőként és / vagy kommunikátorként hogyan kezeled a helyzetet és mutatsz példát; a tét nem kisebb, mint hogy sikerül-e megtartani a munkavállalókat a következő, meglehetősen döcögősnek ígérkező időszakban is.