Közeleg az év vége: az az időszak, amikor a munkahelyek lázas tervezgetésbe kezdenek a jövő évi események és projektek kapcsán, előkerülnek a színes-szagos PowerPoint idővonalak és a millió sorból álló Excel-büdzsék, sőt, jó esetben még arra is jut egy kis idő, hogy visszatekintsünk az idei év terveire és a korábban kitűzőtt célokra. Ahány cég, annyiféle különböző megközelítése létezik az éves (belső) kommunikációs stratégia megtervezésének, és nem is célom ezzel a cikkel, hogy megmondjam az egyetlen “nagy igazságot” a témában – inkább csak arra szeretnék egy kicsit ösztönözni mindenkit, hogy a tervezésnek nem muszáj a dátumokkal telezsúfolt diák és táblázatok világában véget érnie, hanem lehet eggyel nagyobban is gondolkozni. Ne csak tervezz – tervezz újra mindent, és ezzel lépj a tudatos szervezeti kommunikáció következő lépcsőfokára.

Vissza az alapokhoz ?

Van egy kérdés, ami alapjaiban határozza meg a munkahelyi kommunikáció stratégiáját, az irányokat, a célokat, a csatornákat – gyakorlatilag kijelöl egy egyértelműen követhető utat számunkra -, mégis, a tapasztalat azt mutatja, nagyon sokszor elfelejtjük feltenni magunknak. A kérdés így hangzik: “Miért csináljuk?”

Ha ismerős a fenti bekezdés, az nem véletlen, ugyanis egy korábbi cikkemből származik – viszont nagyszerűen passzol az éves tervezés menetébe is. Mielőtt bármilyen stratégiaalkotás megkezdődhetne, érdemes megkérdezned minden érintettet (vezetőséget, HR-t, belső ambassadorokat) arról, szerintük miért fontos a belső kommunikáció; már csak azért is, mert a válasz erre a kérdésre nem állandó, és akár egy év alatt is hatalmasat tud változni.

Lehet, hogy az egyik évben a puszta információátadás a cél: az, hogy a munkavállalók időben, a megfelelő formában és csatornákon tájékozódjanak mindenről, ami befolyásolhatja a munkavégzésüket. Aztán egy évvel később ez már elmozdul a munkavállalói elköteleződöttség növelése felé – a fókusz már nem csak az informáláson van, hanem azon, hogy a belső kommunikáció hozzájáruljon az élménydús munkahely megteremtéséhez. Megint egy évvel később a vezetőség arra lesz figyelmes, hogy a munkavállalók most már boldogabbak a cégnél, viszont összezavarja őket a túl sok párhuzamos kommunikáció, így a hangsúly megint mozdul egy picit, ezúttal a racionalizálás és az egyszerűsítés irányába. És így tovább – a sort végtelenül lehetne folytatni, a “Miért?” valójában egy folyamatosan formálódó, változó, képlékeny gondolathalmaz, amire évről évre új választ kell adnunk a kommunikációs stratégiával.

Természetesen ez nem azt jelenti, hogy teljesen kukázni kell az előző évi tervet és a nulláról kezdeni mindent. Nagyon is fontos reflektálni arra, hogy a korábbi célok mennyire voltak reálisak, mennyire gyakoroltak hatást a kommunikációs “Miért?” változására, a kívánt irányba mozdították-e el a munkahelyi mindennapokat avagy épp ellenkezőleg, nem hozták el a várt eredményeket. Bármennyire is a következő egy évről szól a tervezés, nem lehet elvonatkoztatni a teljes kontextustól és attól, hogy valójában ez az egy év is csak egy hosszú-hosszú folyamat egyik szakasza lesz.

Minden problémára létezik egy kommunikációs csatorna ?

Amint megszületik a válasz a “Miért kommunikálunk?” kérdésre, érdemes elővenni a belsőkomm csatorna mátrixot (amit remélhetőleg már korábban kitöltöttél) és megnézni azt, hogy az ott feltüntetett csatornák, formátumok, rendszerességek mennyire támogatják a belső kommunikáció jövő évi fő célját. Ahogy a belső kommunikációs “tételmondatunknak”, úgy az azt támogató csatornák halmazának is évről évre alakulnia kell; noha a munkahelyek hajlamosak belekényelmesedni a már rendelkezésre álló hírlevelek, az évek óta működő intranet és a közepesen aktív Yammer-csoportok megnyugtató közegébe, nincs is jobb apropó egy alapos csatorna-auditra, mint az éves kommunikációs (újra)tervezés folyamata!

Az újratervezés szükségességére remek példaként szolgálhat a COVID-19 világjárvány. Egy év alatt teljesen megszűntek addig jól futó csatornák – mint mondjuk az irodai plakátok, a konyhákban elhelyezett TV-képernyők -, bejöttek teljesen újak – rád gondolok, Microsoft Teams -, és a már jól bejáratott csatornáknak is biztos, hogy változott a felhasználási módja (gyakorisága, célközönsége, főbb üzenetei). Lehet úgy tenni, mintha mi sem történt volna, és a COVID-után visszatérni a régebben használt csatornamátrixhoz, de ez nem sok jót fog eredményezni; tudomásul kell vennünk, hogy a technológia és a minket körülvevő világ változásai a munkahelyi kommunikációs csatornákat is befolyásolják, amihez nekünk évről évre igazodnunk kell.

Értékteremtő feladatok – és a valóság ?

Még egy gondolat, amit érdemes elővenni legalább évente egyszer, az éves tervezés alkalmával: biztos, hogy minden jelenlegi feladatod a belső kommunikáció hatáskörébe tartozik? A csatornák listázása és rendszerezése során célszerű a hozzájuk tartozó legtipikusabb feladatokat is leltárba venni: pl. hírlevél – disztribúciós listák összeállítása, sablonok elkészítése, tartalom feltöltése, tördelése és formázása, jóváhagyások begyűjtése, publikálás, analitika, stb. Következő lépésként pedig egy kicsit kritikusabb szemmel is végignézni ezt a listát: mi az, ami ezek közül hozzájárul a belső kommunikációs célokhoz és ténylegesen értékteremtő feladatnak mondható, és mi az ami, inkább csak a munkahelyi tradíciók / előzmények miatt ragadt rá a kommunikációs csapatra, de valójában nem tartozik a fő felelősségi körökhöz..?

Nagyon sok munkahelyen ha van kommunikációs csapat, akkor ők egyben adminisztrációs- és logisztikai támogatóként és funkcionálnak. Ha kell, ők tologatják a székeket a helyükre a town hall meeting helyszínén, kinyomtatják és egyesével kiragasztgatják az új plakátokat az iroda összes üzenőfalára, szóról szóra megfogalmazzák az igazgató következő beszédét, és közben még arra is figyelnek, hogy minden időben kikerüljön minden létező digitális csatornára – a végeredmény pedig az lesz, hogy nem marad semmi idő stratégiai gondolkodásra, csak egyik operatív feladatból kell rohanni a másikba egy végeláthatatlan to-do lista mentén.

Noha a felsorolt feladatoknak tényleg van kommunikációs aspektusa, nem kizárólag a belső kommunikációs szakemberek felelőssége, hogy ezek sikeresen teljesüljenek: ideális esetben a vezetői asszisztensekkel, irodamenedzsmenttel (facility csapattal), IT-vel, közösségi ambassadorokkal közösen vannak “leosztva” ezek a feladatok, amiről érdemes még az éves stratégiaállítás folyamatában megállapodni minden érintett féllel. A belső kommunikáció megadja az alapokat, a keretrendszert, az ellenőrzést és a szükséges szakmai támogatást, a felsorolt stakeholderek pedig támogatják a végrehajtást – megjegyzem, ezt talán az egyik legnehezebb véghezvinni a tervezés összes eleme közül. Nemet mondani valami olyan feladatra, amit “mindig is a belsőkomm csapat csinált” nem könnyű feladat, ami alapos előkészítést és indoklást fog igényelni.

Hogyan tovább? ?

Három nagy területet érintettem tehát az éves tervezés kapcsán:

1. A “Miért kommunikálunk?” kérdés megválaszolását,
2. A belső kommunikációs csatornamátrix újraépítését,
3. A csatornákhoz tartozó feladatok megfelelő elosztását.

A három kérdéssel külön-külön is sokáig el lehet szöszölni, de véleményem szerint akkor tud a leghatékonyabban indulni az éves tervezés, ha ezekre egy kalap alatt sikerül választ adni – pl. egy fókuszált, egynapos workshop keretében, amin minden fontos stakeholder is részt vesz a kommunikációs szakemberek mellett. Ha sikerül tisztázni ezt a három nagy kérdést, utána sokkal könnyebben össze fognak állni az éves kommunikációs tervnek nevezett puzzle kisebb darabkái: egyszerűbb lesz kampányokat, eseményeket meghatározni és beidőzíteni, gördülékenyebben lehet reflektálni a munkahely tágabb stratégiájára, sőt, könnyebb lesz követni és betartani is az év során az itt összegyűjtött dolgokat. Nagy meló ilyen komplexitásban évről évre újragondolni a stratégiát, hosszútávon viszont sokszorosan meghálálja magát minden egyes befektetett óra.