Biztos te is olvastál már úgy könyvet, hogy titkon azt kívántad, bárcsak sose lenne vége, vagy néztél úgy sorozatot, hogy még el tudtál volna képzelni 1-2 extra epizódot a finálé után… Na, a vállalati kommunikáció ilyen szempontból a skála másik végén helyezkedik el: kevés kollégától hallottam olyat, hogy “bárcsak hosszabb lett volna ez a hírlevél” vagy “lehetett volna két perccel hosszabb ez a vezetői vlog“. A belső kommunikáció akkor jó, ha rövid, lényegretörő, figyelemkeltő formában tudja átadni a legfontosabb információkat az adott célközönség igényeire szabva – az alábbiakban ehhez mutatok egy ötlépcsős javaslatot.

1. Folyószöveg helyett rövid bekezdések ⏳

A legtöbb belső kommunikációs anyag, amit láttam, folyószövegként van megírva. Ezzel nincs is gond akkor, ha mondjuk a vezérigazgató nevében szólsz írásban a munkavállalókhoz, így szükség van az élőbeszédhez hasonló fordulatokra, hasonlatokra, terjedelmesebb mondatokra – de minden más esetben el lehet szakadni ettől a formátumtól. Ha például a karácsonyi buli meghívóján dolgozol (régi szép idők 2020 előtt, mikor még ez téma volt..), felesleges cirádás körmondatokat írni arról, hogy újra itt vannak az ünnepek, újra itt a hagyományos karácsonyi buli, amikor összegyűlhetnek a kollégák, stb. – inkább egy egymondatos, a lényeget összefoglaló bevezető után rövid, tárgyilagos pontokban, a szemnek sokkal könnyebben fogyasztható formában térj ki az esemény részleteire.

Elsőre lehet, hogy kicsit ridegnek fog tűnni ez a fajta fogalmazásmód, de ha a megnyitási és kattintási arányokat nézzük, igenis működik ez a megközelítés: a kollégáknak nem szívhez szóló all staff e-mailekre van szüksége, hanem arra, hogy abban a fél percben, amíg figyelmet szentelnek a céges hírlevelekre, képbe kerüljenek minden fontos történéssel és őket érintő dologgal. Hosszú szövegtörzs helyett gondolkozz tehát kisebb bekezdésekben, 1-1 mondatos felütésekben – ennek az újságírói technikának egyébként a legismertebb manifesztója Smart Brevity néven fut, melyről például ebben a Medium cikkben olvashattok egy nagyszerű összefoglalót.

2. Részletes fejtegetések helyett hivatkozások ↪️

A munkahelyi kommunikáció csatornák komplex rendszeréből áll össze: Intranet, digitális kijelzők, belső közösségi platformok (Yammer), plakátok és így tovább. A tartalom rövidítése érdekében ezt érdemes is kihasználni: ha például az előző, karácsonyi buli meghívó példáján megyünk tovább, a kiküldött (és nagyon rövid) hírlevélből át lehet irányítani a kollégákat egy regisztrációs Intranet felületre, az irodai digitális kijelzőkön meg lehet osztani további infókat a helyszínről és a pontos programról, Yammeren vagy más közösségi platformon pedig interaktívabb formában is be lehet vonni a kollégákat a beszélgetésbe.

Ne csak egyetlen hírlevélben, hanem rendszerben, egy komplett kampányban gondolkozz – így a kommunikáció egyes elemei is biztos, hogy nagyobb sikerrel célba találnak.

3. Száraz szöveg helyett multimédiás tartalmak ?️

Egy másik nagyszerű módja a tartalom rövidítésnek, ha nem is szövegben, hanem valamilyen multimédiás tartalomban gondolkozunk. Lehet, hogy egy videóval vagy animációval sokkal jobban meg lehet szólítani a kollégákat, mint néhány írott mondattal, vagy egy színes infografikával könnyebben és látványosabban össze tudod foglalni a mondanivalódat – de ugyanígy gondolkozhatsz podcastben, lapozgatható Sway-ben vagy akár egy interaktív Intranet oldalban is.

A hangsúly itt is azon van, hogy nem a szöveg a storytelling egyetlen módja; noha valószínűleg egy szöveget könnyebb megírni, mint leforgatni egy videót, a hatékonyságban is érzékelhető lesz a különbség – és nem árulok el titkot azzal, hogy nem a szöveg javára.

4. Ad-hoc hírlevelek helyett rendszeres tájékoztatás ?

Korábbi munkahelyeim közt volt olyan, ahol lényegében minden fontosabb hírt – szervezeti változást, bejelentést, üzleti és közösségi kezdeményezést – külön-külön all staff e-mailben küldtünk ki, sokszor rögtön a felmerülés napján, azonnal megosztva azokat. Ez gyakran napi 2-3, meglehetősen terjedelmes all staff levélnyi terhet jelentett minden munkavállalóra nézve, ami sajnos meg is látszott a levelek átlagos megnyitási és kattintási arányain.

Hogy lehet ezt hatékonyabban csinálni? Például úgy, hogy ad-hoc kiküldött levelek helyett rendszeresítünk egy-két hírlevél formátumot (az előző 3 pont figyelembevételével!), és fixen ezekben gyűjtjük az adott hétre / két hétre / hónapra vonatkozó híreket. A rendszeres hírlevélről mindenki tudja, pontosan mikor érkezik, tisztában vannak a munkavállalók azzal, milyen témákra számíthatnak, ha megnyitják, és a legjobb, hogy nem kell napi többször céges hírleveleket selejtezniük a postafiókjukból: sokkal koncentráltabb, könnyebben fogyasztható formában jutnak információhoz.

5. Véglegesítés helyett.. kezdd elölről? ?

Minden kommunikáció kiküldése / publikálása / élesítése előtt az utolsó lépés egy alapos átnézés kell, hogy legyen, amit én a helyesírás és a tördelés mellett most már egy harmadik szemszögből is meg szoktam tenni: megvizsgálom azt, hogy mivel lehetne még jobban lerövidíteni a teljes anyagot.

Különösen angol nyelvű szövegekre igaz – de magyar nyelven is megfigyelhető -, hogy a szöveg visszaolvasásakor rengeteg felesleges töltelékszót, indokolatlanul túlnyújtott mondatot vesz észre az ember, sőt, sokszor akár tartalmi ismétléseket is. Ezek kigyomlálásával jelentősen tovább egyszerűsíthető a már egyébként is rövidített szöveg. Az is egy jó praktika lehet, ha az átolvasást nem (csak) Te végzed, hanem bevonsz egy külső szempárt is, aki objektíven, laikus olvasóként is kiszúrhat néhány javítható apróságot.

---

Összefoglalva a leírtakat: nagyon ritka az, hogy valamilyen belső kommunikációnak ne álljon jól a minél rövidebb, minél egyszerűbb megfogalmazás. Lehetnek kivételes esetek, amikor mondjuk jogi okokból meg van kötve a kezünk (pl. egy leépítés kommunikációjánál), vagy annyira technikai jellegű információkat próbálunk átadni, hogy abból nehéz a jelentés torzítása nélkül kivenni bármit is – minden más esetben azonban érdemes a fenti néhány pont figyelembevételével arra törekedni, hogy a lehető legkevesebb karakterben adjuk át a lehető legtöbb (és leghasznosabb!) információt célközönségünk számára.