2020 most már egyértelműen az online meeting és a digitális munkavégzés éve lett az irodákban. Hiába kezd lecsengeni a világjárvány, elővigyázatosságból – és egy esetleges második hullámot megelőzve – valószínűleg még hónapokig csak minimális kapacitással fognak üzemelni a nagy multik épületei, és folytatódnak az elmúlt két hónapban napi rendszerességűvé vált Teams, Zoom vagy épp Skype meetingek. De hogyan illik és hogyan nem ajánlott viselkedni egy ilyen virtuális találkozó során? Íme néhány hasznos technikai és logisztikai tipp az elmúlt hetek tapasztalatai alapján, amikre mindenképp érdemes odafigyelni!

#01: Ismerkedj meg részletesen a platformmal, amit használsz! ?

Kezdjük az alapoknál, vagyis a technikai háttérnél: egyáltalán nem ciki, hogy ha direkt gyakorlás céljából kiírsz egy-két próba meetinget a kollégáiddal. A különböző platformok, mint a Microsoft Teams vagy a Zoom ugyan hasonló funkciókkal, de más-más kezelőfelülettel rendelkeznek, és elsőre nem feltétlenül lesz mindenki számára egyértelmű az, hogyan kell például képernyőt megosztani vagy fájlokat küldeni egy call során. Ha élesben, egy 10-20 résztvevős online meeting során kezdesz el először kibogarászni valamilyen új funkciót, azzal nem csak magadat hozod kellemetlen helyzetbe, hanem a megbeszélés résztvevőitől is értékes perceket veszel el.

#02: Minimalizáld a zavaró tényezőket! ?

Ha a technológiai ismereteidet már elég magabiztosnak érzed, következő lépésként érdemes az otthoni munkakörnyezetedben szétnézni és megteremteni az ideális körülményeket a virtuális megbeszélésekhez. Az irodában ez ugye nagyon könnyen ment: jegyzetfüzettel a kézben beültél egy zárt, elszeparált tárgyalóba, ahol igazából nem is nagyon volt más választásod, mint egy órán keresztül odafigyelni a többiekre. Otthon ezzel szemben nincs mindenkinek saját dolgozószobája, sőt, gyerekek, kisállatok és megannyi más tényező nehezítheti az odafigyelést – sok olyan dolog is van azonban, amit kis odafigyeléssel kontroll alatt lehet tartani.

A többi résztvevő és a saját érdekedben próbálj meg gondoskodni arról, hogy a lehetőségekhez mérten ne legyenek zavaró háttérzajok, ne villogjon az arcodba a tévé, ne mászkáljanak folyamatosan családtagok a szobában, ne legyen megnyitva nyolc másik ablak a böngésződben, egyszóval minimalizáld az olyan tényezők számát, ami elvonja a figyelmed a tárgyalásról. Igyekezz produktív, nyugodt, fókuszált körülmények közt bekapcsolódni az online meetingekbe.

#03: Kapcsold be a kamerát! ??

A következő és talán legkényesebb pont: mikor kapcsoljuk be a webkamerát egy online meeting kedvéért? A rövid válasz, hogy amikor csak lehetséges. Ha látjátok egymás arcát, sokkal jobban megvan annak az érzése, hogy ez egy valódi, szemtől-szembeni megbeszélés, hiszen a személyes beszédhez hasonlóan visszakerül a képbe a mimika, a gesztikuláció, és ahelyett, hogy a fekete képernyőhöz beszélnél, egy valódi szempár figyelme övezi a szavaidat. Arról nem is beszélve, hogy sok megmosolyogtató helyzetet eredményezhet egymás otthonának virtuális megismerése. 🙂

Két dologra mindenképp figyelj, ha bekapcsolod a kamerád: egyrészt a megfelelő fényviszonyokra, másfelől pedig arra, hogyan vagy felöltözve. Előbbi azért fontos, mert ha csak egy homályos / vakító foltot látnak a többiek az arcod helyén, akkor pont semmit nem ér az egész, utóbbi pedig a többiek iránti tisztelet – és saját munkahelyi “személyes márkád” – érdekében elengedhetetlen. Természetesen nem kell talpig elegánsban ülni otthon és csokornyakkendőben fogadni a hívásokat, de mindenképp hanyagold az offenzív, sértő pólófeliratokat, a szakadt ruhákat vagy a kávéfoltos, kinyúlt pizsamákat. Törekedj az arany középútra egyszerű, de kényelmes (akár kicsit sportosabb) home office-viselettel.

Lehetnek szituációk, amikor pl. családtagok vannak a háttérben, vagy akár csak nincs annyira rend a lakásban – ezekre megoldás lehet a háttér elhomályosítása, vagy valamilyen virtuális háttér beállítása, amik a legtöbb online chat platformban már beépített funkciók. És még valami: mindenkinek van olyan napja, amikor bal lábbal kel ki az ágyból, ilyenkor teljesen oké megmondani a többieknek, hogy most nem szeretnéd bekapcsolni a kamerád; biztos vagyok benne, hogy tiszteletben fogják tartani és nem fog semmiféle fennakadást okozni a meeting menetében.

#04: Nem jó az időpont? Nézd vissza később! ⏰

Az online meeting egyik legnagyobb előnye, hogy egyetlen kattintással felvehető, majd megosztható későbbi megtekintésre a résztvevőkkel. Ez azt jelenti, hogy nem dől össze a világ, ha lemaradsz egy fontos üzletági megbeszélésről vagy például egy all staff town hall eseményről – csupán jelezd a szervezők felé, hogy vegyék fel az eseményt, így később vissza tudod nézni azt egy számodra kedvező időpontban. Zárójeles megjegyzés: érthető okokból kifolyólag ez elsősorban olyan tárgyalásokon működik, ahol csak passzív, hallgatói szereped lenne – a témához hozzászólni ilyen formában legfeljebb a meeting előtt vagy után tudsz, külön e-mailben.

A recording funkció különösen hasznos egyébként olyan munkahelyeken, ahol több időzónán, több régión átívelő tevékenység folyik. Jómagam is nagyon sokszor vagyok hálás egy-egy felvett meetingért – sokszor szó szerint a bolygó másik feléről -, melynek hála nem kell későn este vagy hajnalban bekapcsolni a gépet, hanem elég napközben beszorítani rá egy szabad idősávot.

#05: Mindig legyen egy B-terved! ?

Sajnos az otthoni munkavégzésnek van egy olyan velejárója, hogy ha bármilyen technológiai probléma felmerül, nem lehet egyből az IT-hoz rohanni – neked kell gyorsan és hatékonyan megoldást találni rá. Problémák márpedig szép számmal felmerülhetnek: akadozó internetkapcsolat, váratlanul, az online meeting közepén újrainduló laptop, nem induló alkalmazások, sikertelen frissítések, hardver problémák…

A jó hír, hogy bármilyen probléma esetére a B-terv ott van a zsebedben: minden korábban említett alkalmazásnak van mobilos verziója (iOS / Android egyaránt), amik gyakorlatilag egy az egyben ugyanazt a funkcionalitást nyújtják, mint az asztali nagytestvéreik. Lehet, hogy a kisebb képernyőn picit nehezebb lesz átlátni mindent, de a hang- és videó megosztásával 100%, hogy nem lesz semmi gond, így zavartalanul folytatódhat bármilyen meeting. Egy tipp: érdemes ezt is előre letölteni és kipróbálni, hogy ne akkor kelljen ügyetlenkedni a szoftver megismerésével, amikor épp húszan várnak rád egy fontos tárgyalás során.

Ez lett volna az én néhány jótanácsom a COVID-időszakban itthon eltöltött időszak alapján; neked van bármi olyan tipped, amivel kiegészítenéd a felsorolást?