A világjárvány kirobbanása óta rengeteg munkahely állt át a Microsoft Teams használatára, ami chat-felületként, fájlmegosztóként, feladanyilvántartó rendszerként és akár több ezer főt megszólító kommunikációs platformként igazából minden olyan területet lefed egyetlen alkalmazásban, ami szükséges lehet az otthonról dolgozó munkavállalók összekapcsolására. Saját bőrömön és a munkahelyi mindennapokban tapasztalatom azonban, hogy a felhasználók nagy része leragadt a legalapvetőbb funkcióknál, és igazából a Microsoft Teams nyújtotta lehetőségek alig 20-30%-át használják ki – pedig az összes lehetőség kiaknázásával még hatékonyabbá és könnyebbé válhatna a virtuális térben való együttműködés. Az alábbiakban ezzel kapcsolatban szedtem össze néhány tippet és kevésbé ismert MS Teams funkciót.

Az alapok: így neveld a Teams csoportjaidat ?

Kezdjük egy kis terminológiával: a Teams nyelvezete mentén a munka csoportokban (team), azon belül pedig különböző csatornákon (channel) zajlik. A csoport lehet mondjuk azon kollégák köre, akikkel nap mint nap együtt dolgozol, de létrejöhet például egy bizonyos projektre vagy egy adott telephelyre / üzletfiókra is, míg az ezek alá betagozódó csatornák már inkább egy-egy konkrét témakört jelölnek meg: kaphat például egy külön csatornát a stratégiai tervezés, egyet az adminisztráció, létrejöhet egy általános csatorna a napi csevegéshez, egy pedig az ötletek gyűjtésére. Az, hogy a csapatok és a csatornák hogyan épülnek fel, kizárólag a felhasználókon múlik, azonban a hatékony működés első és legfontosabb lépése, hogy pontosan tisztázva legyen ennek a kerete, és mindenki a megfelelő módon használja a rendelkezésre álló csapatokat / csatornákat.

Míg a “csoport” leginkább azt határozza meg, hogy kik kerülnek be az adott körbe, addig a csatornák lesznek a munkavégzés elsődleges eszközei, ahol beszélgethetsz, fájlokat oszthatsz meg, meetingeket írhatsz ki vagy feladatokat adhatsz a kollégáidnak. Ezt segítik a csatornákon belüli fülek (tabok), amik a képernyő tetején helyezkednek el; alap esetben csak egy Posts (bejegyzések) és egy Files (fájlok) fül tartozik a csatornádhoz, de a + ikonra kattintva néhány további lehetőség közül is válogathatsz. A legfontosabbak:

• Tasks / Planner – ez egy tipikus Kanban tervezőt ad hozzá a csatornádhoz, ahol feladatokat írhatsz ki / delegálhatsz / követhetsz nyomon csapaton belül, elemzéseket láthatsz a folyamatban lévő és elvégzett feladatok számáról, vagy akár naptár nézetben is megnézheted a következő időszak teendőit.
• Communities – hasznos, ha Yammert is használtok cégen belül: ezzel a füllel közvetlenül össze tudod kapcsolni a Teams csatornádat bármilyen Yammer közösséggel, hogy ne maradj le egyetlen Yammer-üzenetről sem.
• Website / Excel / PowerPoint / Forms – ezeket azért vettem egy kalap alá, mert funkciójukat tekintve elég hasonlóak: használatukkal közvetlenül a Teams csatornád alá ágyazhatsz be bármilyen honlapot vagy dokumentumot, így azok egyetlen kattintással elérhetőek lesznek bármely csapattag számára. Különösen hasznos, ha pl. egy Excel fájlban vezetitek a szabadságolásokat, vagy van valami más fontos közös dokumentum, ami naponta jár kézről kézre, és eddig csak döcögősen ment a frissítése.
• Whiteboard – egy szabadon firkálgatható, virtuális post-it cetlikkel teleragasztható tábla; kifejezetten hasznos pl. ötletgyűjtéshez, vagy visszajelzések rendszerezéséhez.

Ez persze csak néhány lehetőség, és csakúgy, mint a csoportok és csatornák esetében, itt is teljesen rád, mint felhasználóra bízva, hogy milyen módon strukturálod ezeket és hozod ki a maximumot a Teams nyújtotta opciókból. Ezeket a beállításokat vagy extra tabokat egyébként később is bármikor tudod módosítani, de tapasztalataim alapján célszerűbb már rögtön az együttműködés kezdetekor lefektetni a Teams-használat játékszabályait.

Rend a lelke mindennek ?

Van egy kulcsfontosságú tényezője a Microsoft Teams hosszútávú sikerének, ez pedig az, hogy mennyire tartod rendben a csapataid és csatornáid listáját. Addig ugyanis nagyon könnyen megy minden, amíg csak egy-két csapatban kell aktívnak lenned és követni az eseményeket, ez tiszta sor. Az igazi izgalmak ott kezdődnek, ha már mondjuk 8-9 csoportban (és a hozzájuk tartozó 20+ csatornában) vagy benne, mindegyikből jönnek az értesítések, a feladatok, az üzenetek, és egyre erősebbé válik a késztetés, hogy ezeket figyelmen kívül hagyd – hiszen ami fontos, arról úgyis jön majd valami e-mail… Jellemzően ezen a ponton szokott “kiesni” nagyon sok Teams-felhasználó és visszatérni a munkavégzés látszólag egyszerűbb, ám hosszútávon kevésbé hatékonyabb módjaihoz.

Pár trükk, ami segíthet a Teams-aktivitásod rendszerezésében:

• A képernyő bal oldalán egyszerű drag & drop módszerrel áthúzhatod a fontosabb csoportokat a lista tetejére, a számodra kevésbé fontosakat pedig a végére. Ha van olyan csoport, ami már nem aktív, mert pl. egy bizonyos projekt miatt lett létrehozva, akkor a csoport neve mellett három pöttyre kattintva el is hagyhatod azt, így kevesebb lesz a felesleges elem a listádon.
• Ha egy csatorna neve mellett kattintasz a három pöttyre, akkor három nagyon hasznos opció is felugrik. Az első a “pin”, amivel a listád legtetejére tűzheted a legaktívabb / legfontosabb csatorná(ka)t, a második pedig a “channel notifications”, ahol ki- és bekapcsolhatod a csatornáról érkező értesítések áradatát. Utóbbival könnyedén kikapcsolhatod a zavaró értesítéseket, és elkezdhetsz csak a fontosabb, számodra releváns csapatokra és csatornákra fókuszálni. A harmadik opció, a “hide” is abban segít, hogy letisztultabb maradhasson a Teams csatornáid listája – ezzel teljesen elrejthetsz a bal oldali listáról olyan csatornákat, melyeket csak ritkábban vagy egyáltalán nem használsz.
• Apróság, de a csoportok elnevezése mellett saját logó / kép beállítására is van lehetőség, ami szintén megjelenik a bal oldali gyorsmenüben. Az esetek nagy részében kimarad ez a lépés a csoport létrehozásakor, pedig hosszútávon sokkal áttekinthetőbbé teheti az egyre növekvő listát.

A fekete öves Teams-felhasználók trükkjei ?

Tisztáztuk tehát az alapokat és azt, hogy milyen fontos (és egyéni felelősség!) rendben tartani Teams-aktivitásodat, ez azonban még mindig csak a kezdet. Következzen néhány tipp, amivel még könnyebb és hatékonyabb lesz a csapatmunka!

• Vidd magaddal a Teams szolgáltatásait bárhova! A legtöbb felhasználó vagy a Microsoft Teams webes felületét, vagy pedig a letölthető asztali alkalmazást használja, van azonban egy harmadik opciós is: az ingyenesen letölthető Teams mobilapplikáció, ami gyakorlatilag mindent tud, amit az asztali nagytestvérek is. Itt is tudsz chatelni, rá tudsz nézni a megosztott fájlokra, csatlakozhatsz meetingekhez, és még hosszasan lehetne sorolni a listát; a mobilapp életmentő lehet bármikor, ha épp nincs nálad a laptopod, de gyorsan rá kellene nézni valamilyen Teams-aktivitásra.
• Használd ki a haladó szövegformázási lehetőségeket! Ha új posztot küldenél az adott csoportnak, csupán rá kell nyomni a képernyő alján lévő “New conversation” gombra – pofon egyszerű, nem igaz? Azt viszont kevesebben tudják, hogy a poszt írásakor lenyíló menü elején van egy “Format” gomb, amivel előhozható a Microsoft Teams szövegformázási ablaka: itt már nem csak sima szöveget írhatsz be, hanem adhatsz címet az adott bejegyzésnek, listákat, idézeteket, linkeket szúrhatsz be, átszínezheted vagy átméretezheted a betűket – egyszóval megkapsz mindent, amit mondjuk egy Word alkalmazás kínál szövegformázás terén. Ugyanitt egyébként van lehetőséged arra is, hogy egy adott posztot párhuzamosan több csatornára is kiküldj, ehhez a “Post in multiple channels” gomb lesz a segítségedre.
• Címkézd fel kollégáidat! Az többnyire ismert, hogy a “@” jel és utána egy név beírásával a social media oldalakhoz hasonlóan “megemlíthetjük” kollégáinkat a Teams-ben, ezzel biztosítva, hogy az adott bejegyzésről külön értesítést kapjanak a megcélzott munkatársak. Azt viszont már kevesebb tudják, hogy egy-egy csoporton belül ún. “tag”-eket, címkéket is létrehozhatunk, melyek segítségével egyszerre több embert is megszólíthatunk. Hogy működik ez a gyakorlatban? Ha például van 3 HR-es kollégád az adott Teams-csoportban, akkor egy @HR tag létrehozásával könnyen összevonhatod őket, és bármilyen HR-érintettségű bejegyzésnél elég lesz később ezt az egy címkét használni, hogy mindhármójukat értesítsd az aktivitásról. Új címkéket létrehozni a csapat adminjai tudnak, a “Manage Team” fülön, ahol a tagok listája is látható.
• Szervezz megbeszéléseket közvetlenül Teams-ből! A kezelőfelületen jobb felül van egy aprócska “Meet” gomb, ami kettős funkcióval bír: ha rákattintasz, akkor azonnali videohívást kezdeményezel a csoport összes résztvevőjével, ha viszont a mellette lévő kis nyílra és a “Schedule a Meeting” gombra böksz, beidőzíthetsz egy későbbi megbeszélést a csapat tagjaival, amit közvetlenül a Teams-ből bárki elérhet a későbbiekben. Viszlát, Outlook naptár!
• Keress az összes Teams-aktivitásodban! A Teams-ablak tetején látható kereső meglehetősen egyértelműen működik: beírsz bármilyen kifejezést, és a program lefuttat egy keresést rá minden olyan csatornán és csoportban, melynek tagja vagy. A Teams alapértelmezetten az üzenetekben, szöveges bejegyzésekben fogja keresni a kifejezést, de egyetlen kattintással ezt átállíthatod felhasználókra vagy akár fájlokra is, sőt, kombinálhatod is a különböző feltételeket – a bal felső sarokban lévő szűrők segítségével pl. rákereshetsz egy bizonyos felhasználó által megosztott fájlokra, vagy az egy adott csoportban, adott idősávban történt beszélgetésekre. Roppant hasznos tudás, főleg, ha már évek felhalmozott Teams-aktivitásában kell bányászni!

…és ezzel még mindig csak a jéghegy csúcsát kapargatjuk. A Microsoft365 programcsomag részeként a Teams egyébként bármilyen másik Microsoft-alkalmazással összekapcsolható, automatizálható és akár komolyabb IT-ismeretek nélkül is tovább okosítható, hogy aztán tényleg maximálisan a Te igényeidnek megfelelő, személyre szabott platformként váljon a mindennapi munka részévé. A Microsoft Teams hivatalos oldalán egyébként rengeteg további oktatóanyag, videó és leírás segítheti a további gondolkozást, de remélhetőleg az én tippjeim is adtak némi inspirációt a még hatékonyabb együttműködés érdekében! 🙂