A Microsoft Teams és a Yammer után egy következő Microsoft-alkalmazással mennénk tovább, ami talán a kevésbé ismert applikációk közé sorolható: a Sway 2015 óta képzi részét az Office365 programcsomagnak, és igazából a hagyományos, slideokra bontott .PPT prezentációk világát gondolja eggyel tovább sajátos megoldásaival. Nem tökéletes minden célra, bizonyos értelemben még visszalépés is a PowerPoint mindenki által ismert lehetőségeihez képest, néhány esetben (pl. oktatóanyagok, jelentések, éves összefoglalók, hírlevelek) azonban kifejezetten ütős anyagokat lehet összehozni vele minimális erőfeszítéssel. De lássuk a részleteket!

Biztos veled is előfordult már, hogy tanácstalanul ültél egy üres PowerPoint prezentáció előtt, nem igazán tudtad, hogy zsúfolj fel a slideokra minden információt úgy, hogy az közben jól is nézzen ki, érthető is maradjon, és még a céges branding előírásoknak is megfeleljen… A Sway igazából erre született válaszként, ugyanis itt nem nulláról kell megtervezned mindent, hanem teljesen a kezed alá dolgozik a program: neked mindössze a prezentáció szövegét és képeit, magát a storylinet kell beilleszteni (konkrétan akár egy Word fájl feltöltésével), hogy létrejöjjön a Sway bemutató. Minden mást – a szövegdobozok és képek elrendezését, formázását, tördelését – már intézi a program. Slideok helyett itt úgynevezett kártyákra kerül a tartalom, és ezeket nem is úgy kell elképzelni, mint a PowerPoint elszeparált diáit: a kártyák beállítástól függően egy vízszintes vagy függőleges síkra kerülnek egymás mellé / alá, így diaváltogatás helyett tulajdonképpen egy megszakítások nélküli, folyamatos történetet görgethetnek végig a felhasználók.

Itt máris van egyébként egy alapvető különbség a PowerPoint-hoz képest: a Sway prezentációkat jellemzően a felhasználók egyénileg, saját tempójukban használják / olvassák / nézik át, míg a PowerPoint diasorokat általában valamilyen élőszavas prezentáció kísérőanyagaként szokás használni, ahol maga az előadó lépteti végig a slideokat. Természetesen kivételek vannak mindkét esetben, de ez akkor is egy fontos különbség a két platform fő célja közt, egyben pedig meg is magyarázza, miért alkalmas a Sway pl. egy e-mailes hírlevél vagy egy pénzügyi jelentés kiváltására.

Sway bemutatód dizájnjának kialakításához rengeteg különböző sablon közül választhatod ki a témádhoz leginkább passzolót, aminek aztán a színeit, betűtípusait tovább faraghatod ízlésednek megfelelően – és itt ismét tartanunk kell egy kis szünetet, ugyanis elérkeztünk a Sway-használat egyik nagy kompromisszumához, ez pedig a részletes testreszabhatóság hiánya. Az imént említett elemeken kívül minimálisan ugyan beleszólhatsz a kártyákon lévő tartalom elrendezésébe, de nem egy PowerPoint-szerű drag & drop felületről beszélünk, ahol kedved szerint átméretezhetsz, elmozgathatsz, elforgathatsz bármilyen elemet; itt a kiválasztott sablon az, ami alapvetően meghatározza a prezentáció kinézetét, azon belül pedig csak viszonylag szűk kereteken belül lehet mozogni.

Az már nézőpont kérdése, hogy ezt előnyként vagy hátrányként fogjuk-e fel. Ha nem szeretsz .PPT-kben pepecselni a szövegdobozok beigazításával és a képek megfelelő levágásával, akkor egyértelműen előny, hogy a Sway mindezt megcsinálja helyetted: neked lényegében csak az alapokat (stílust, színeket) kell kijelölnöd, aztán leokézni a felkínált látványtervet, és már kész is a profin kinéző, stílusos bemutatód. Ha viszont szereted egyedi, kreatív elrendezésekkel megtámogatni a mondanivalódat, vagy esetleg komplexebb grafikonokkal, Smart Artokkal, saját vizuális elemekkel dolgozol, akkor valószínűleg a Sway nem a Te eszközöd lesz: a sztenderd sablonok világából sokkal nehezebb egyedi prezentációkat kihozni, mintha tiszta lappal, üres slideokkal kezdenél egy sima .PPT-ben. Ezt a szempontot érdemes már a munka megkezdése előtt, nulladik lépésként végiggondolni.

Én egyébként az utóbbi tábort erősítem: nagyon szeretem, ha egy prezentáció, amit kiadok a kezeim közül, az a tartalom mellett az egyedi vizuális világa miatt is emlékezetes tud maradni a hallgatóság számára. Mégis vannak olyan esetek, amikor azt mondom, dolgozzunk inkább Sway-ben. Az oka egyszerű:

  • Tudom, hogy Sway-ben akár tíz perc alatt el tud készülni egy korrektül összerakott, profi anyag – és a végén nincs meg a kísértés, hogy elkezdjem átrendezgetni és újragondolni a slideokat. 🙂
  • Mivel a végeredmény inkább hasonlít egy görgethető, interaktív weblapra, mintsem egy végigkattintható diasorra, tudom, hogy bizonyos esetekben (pl. egy tréning kísérőanyagaként) sokkal inkább végigpörgetik a Sway formátumot a kollégák, mintha egy sima .PPT prezit küldtem volna nekik. Az pedig már csak hab a tortán, hogy részletes statisztikákat is láthatok arról, mennyire mélyedtek el benne és átlagosan hány percet töltöttek az anyag olvasásával. 📊
  • Vannak olyan szárazabb témák, ahol nagyon nehéz vagy egyenesen lehetetlen izgalmas vizuális világot tenni a tartalom mellé; ilyenkor egyszerűbb rábökni valamelyik sablonra és kicsit úszni az árral, mert tudom, hogy a végén úgyis jól fog kinézni a Sway – és voilá, máris megspóroltam egy csomó időt a “kreatív válság” megkerülésével. 🎨

Bizonyos értelemben tehát tényleg nem túlzás a “prezentációk következő generációjaként” hivatkozni a Sway-re: a PowerPointhoz képest egy sokkal egyszerűbb, letisztultabb, könnyebben csatasorba állítható platformról beszélünk rengeteg izgalmas funkcióval (pl. mobil kompatibilitás, véletlenszerű dizájn ‘mixelés’, beágyazható tartalmak), ami egy egyszerű szöveges fájlból is tud komplett prezentációt varázsolni. Az egyszerű működés miatt azonban jó pár kompromisszummal is jár a használata, emiatt pedig sosem fogja igazán leváltani a PowerPointot – viszont nagyon jó alternatívája lehet bizonyos helyzetekben. Például amikor pillanatok alatt kell kidolgoznod egy komplett témát:

QuickStarter, audio and new styles in Sway - Microsoft 365 Blog

Véleményem szerint mindenképp érdemes megismerkedni vele és akár egy éles helyzetben ki is próbálni, értékes perceket, vagy akár órákat spórolhatsz meg a használatával, ráadásul teljesen ingyenesen, akár aktív O365-előfizetés nélkül is!

Havonta egyszer házhoz mennek a legfrissebb belső kommunikációs trendek, érdekességek és hírek - ne maradj le róla Te sem!


Nagy Ádám

Belső kommunikációs specialista, kreatív geek, blogger. Közel hat éve foglalkozom kifejezetten szervezeti kommunikációval, blogomat pedig azért índítottam, hogy minél több munkahelyre eljusson és megfelelő fontosságot kapjon ez a szakterület. 💬

0 hozzászólás

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Ez az oldal az Akismet szolgáltatást használja a spam csökkentésére. Ismerje meg a hozzászólás adatainak feldolgozását .