Nemrég osztottam meg LinkedIn-en, mennyire ráfüggtem a Hustle tech / üzleti hírleveleire, és pont az egyik ilyenben olvastam egy feltörekvőben lévő trendről, ami belső kommunikációs szempontból is kifejezetten érdekes kérdéseket vet fel: nem más ez, mint a virtuális, játékosított irodák ötlete.

A COVID-19 és a körülötte kialakult szabályozások teljesen átalakították a mindennapjainkat, és biztos vagyok benne, hogy nagyon sok ezekből a változásokból hosszabb távon is velünk fog maradni. Most, hogy lassan kezd felsejleni a fény az alagút végén a vakcinának hála, a munkahelyek egyfajta válaszút elé kerülnek: az egyik oldalon ott vannak a drágán fenntartott, jól felszerelt, ám most üresen álló irodaházak, a másik oldalon pedig az otthonról dolgozó munkavállalók, akik tökéletesen el tudják látni távolról is a munkájukat, és már nem is feltétlenül szeretnének mind visszamenni az irodába. Vannak munkáltatók, akik a korlátlan home office és a teljes rugalmasság mellett tették le a voksukat, míg mások inkább valamilyen hibrid modellel kísérleteznek, mint pl. a 3 nap iroda – 2 nap otthon megoldás. És aztán ott vannak a Szilikon-völgy startup vállalatai, akik teljesen a feje tetejére állítanák a fehérgalléros munkavégzés megszokott normáit egyedi szolgáltatásaikkal.

Az olyan vállalatok, mint a Teamflow, a Branch vagy a Gather abban látják a hosszútávú megoldást, hogy mindenki maradjon nyugodtan továbbra is saját otthona kényelmében, viszont Microsoft Teams és Zoom helyett minden reggel egy virtuális munkakörnyezetbe jelentkezzen be, és onnan végezze a munkát. Gyakorlatban ezt kicsit úgy kell elképzelni, mint mondjuk egy jól ismert videójáték, a Sims némileg újragondolt és munkára szabott változatát: lenne egy saját virtuális karaktered (avatarod), akivel szépen besétálnál az irodaház virtuálisan megépített másába, becsekkolnál a virtuális íróasztalodnál, és kezdhetnéd is a napi feladatok elvégzését – körülötted pedig valós időben ott sürgölődnének kollégáid avatarjai is körülötted. Szeretnél egy gyorsat egyeztetni a csapattal? Semmi gond, vonulj félre egy virtuális tárgyalóba, hívd oda kollégáidat, és már látod / hallod is őket egy automatikusan bekapcsoló videóhívás formájában. Elmélyednél valami komolyabb munkában? Sétálj el avataroddal az iroda csendes zónájába, és a többiek garantáltan nem fognak zavarni, amíg végzel.

A virtuális irodatér természetesen csak egyfajta körítés a munkavégzés mellé, nem azt jelenti, hogy ezzel végleg letörölheted a gépedről az Excelt, az Outlookot, a webböngésződ és az összes dokumentumodat – abban viszont nagy előrelépést jelenthet, hogy hogyan tudsz együttműködni másokkal és hogyan tudsz még hatékonyabb folyamatokat kiépíteni akár a fenti alkalmazásokra alapozva.

Miért jobb ez, mint a jelenleg digitális együttműködésre használt eszközök? ?️‍♂️

Egy ilyesfajta virtuális iroda, mint amit a fenti cégek kínálnak, első hallásra kicsit idegennek tűnhet, pedig pont az a célja, hogy visszacsempésszen egy kis normalitást és személyességet a mindennapokba. Ahelyett, hogy egész nap rideg felhasználói felületek és alkalmazások közt lavíroznál, egy saját elképzelések alapján felépített digitális térben tudnál mozogni és egy szempillantás alatt felmérni például azt, hogy kollégáid mennyire elfoglaltak, vagy ugyanilyen könnyen beszélgetést kezdeményezni velük a virtuális íróasztalukhoz sétálva. Ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy egész nap bekapcsolva kell lennie a kamerádnak / mikrofonodnak – ezeket ugyanúgy ki lehet kapcsolni egy gombnyomásra -, viszont a szolgáltatók ezzel is próbálnák kicsit valószerűbbé tenni a virtuális irodákat: pl. akihez az avatarod közel van, attól hallanád, mit mond a mikrofonba, de amit egy két-három sorral odébb lévő avatar beszélget a kollégájával, az már csak irodai háttérzajként jutna el hozzád, pont, mint a valóságban.

A megoldás másik nagy előnye az, hogy tulajdonképpen egy ügyesen becsomagolt videojátékról beszélünk, a gamification pedig már megannyi fronton sikeresen bizonyított: egy tréninget, egy céges all staff meetinget vagy egy onboarding folyamatot is nagyon fel tud dobni a játékos megközelítés, sokszorosára növelve a résztvevők motiváltságát és elköteleződöttségét. Pont ezek miatt a fenti startupok is elég nagy aktivitásról számolt be felhasználói részéről; a személyreszabható avatarok, a kidíszíthető íróasztalok és irodaterek valamint az egyéb gamification elemek (pl. gyűjthető jelvények, szintek) egy olyan apró pluszt adnak hozzá a megszokott rutinhoz, amitől még a leghétköznapibb munka is sokkal érdekesebbnek tűnik – hiába áll az továbbra is mondjuk Excel-táblák böngészéséből vagy prezentációk készítéséből. Játékosság ide vagy oda, a koncepció mögött kőkemény pszichológiai háttér és kutatások állnak: pusztán az által, hogy a képernyőn virtuális lokációk, mozgó karakterek, jelentéssel bíró pixel-tárgyak tárulnak a felhasználók szemei elé, máris az agy más részei aktiválódnak és más asszociációk indulnak be gondolati síkon, mint mondjuk egy sima Skype-beszélgetés közben.

A csapattal virtuálisan együtt töltött idő ráadásul nem muszáj, hogy megálljon a munkánál: mivel a szolgáltató által biztosított környezetben szabadon lehet építeni bármit, tervezhetsz egy virtuális mozit közös online filmezésre, egy rekreációs szobát billiárddal és egyéb minijátékokkal, vagy akár egy digitális boltot, ahol a munka során megszerzett pontokat költhetik el a kollégák különböző termékekre vagy voucherekre. De egy kis kreativitással az is simán megoldható, hogy hétfőn mondjuk egy virtuális űrállomásról dolgozz, kedden a tengerparton állítsd fel digitális íróasztalod, szerdán pedig egy erdő közepéről jelentkezz be a reggeli megbeszélésre; minden csak attól függ, mekkora alkotói szabadságot adsz a kollégák kezébe.

Mi az, ami miatt mégis rizikós lehet a bevezetése? ⚡

Az előnyök közt említettem, hogy tulajdonképpen egy többjátékos (multiplayer) videojátékról beszélünk – ez pedig sajnos egyben hátrányként, illetve minimum kockázatként is felfogható. Egyrészt felmerül a kérdés, hogy mennyire fogadnak szívesen a munkavállalók egy plusz X-edik alkalmazást, amit használniuk kell a napi munkájuk során (még ha ki is vált néhány más alkalmazást, inkább egy alap működést kiegészítő szoftverről beszélünk), másrészt pedig a generációs különbségek is erőteljesen rányomhatják a bélyegüket a fogadtatásra: egy X-generációs munkavállaló valószínűleg nehezebben érezne rá és fogadná jó szívvel ezt a megoldást, mint egy digitális / gamer témákban otthonosabban mozgó, azokkal együtt felnövő Y vagy Z generációs fiatal.

Egy ilyen platform mellett az is állandó odafigyelést igényel, hogy a játékos körítés ne menjen a produktivitás rovására, vagyis a virtuális iroda ténylegesen az együttműködést és a közös munkát támogassa, ne pedig a láblógatást. Az egy jó kérdés, hogy ez kinek a felelőssége: a HR és a vezetőség mellett valószínűleg a közvetlen csoportvezetőknek, vagy akár dedikált moderátoroknak kellene odafigyelnie az alapvető játékszabályok betartására, amit a belső kommunikációs csapat támogathatna különféle digitális kommunikációs eszközökkel.

Apropó kommunikáció: egy ilyen virtuális munkahely új belső kommunikációs csatornák egész tárházát vonná maga után, kezdve a digitális plakátoktól és az iroda “falain” elhelyezett bannerektől egészen az interaktív town hall meetingek vagy az online közösségi események új generációjáig. Izgalmas terep lenne, az biztos!

Akkor ez lesz a jövő? ?

Nem biztos, én legalábbis erősen szkeptikus vagyok azzal kapcsolatban, hogy ez rövid időn belül széles körben el tudna terjedni (főleg mondjuk Magyarországon). Ugyan a fent említett startup vállalatok dúskálnak a befektetőkben, és már olyan nagyobb vállalatok is felkarolták őket, mint az Apple vagy az Uber, azért még mindig erősen kísérleti stádiumban van ez a megoldás, és kérdéses, hogy hosszútávon mennyire tud beépülni a munkahelyi működésbe. Biztos lesznek olyan típusú munkahelyek (főleg kisebb, rugalmasabb vállalatok, startupok), ahol ez azonnal jó fogadtatásra lel, és lesz sok olyan is, ahol nehezebb vagy akár lehetetlen lesz meghonosítani a virtuális irodai lét ötletét – de attól is nagyon sok függ, hogy a jövőben hogyan alakul a munkahelyekre való visszatérés, milyen százalékban maradnak otthon az emberek és hányan térnek vissza az irodákba. Az biztos, hogy maga a technológia és az alapötlet komoly lehetőségeket rejt magában, ami akár a munkahelyeken kívül is számos esetben hasznosítható lehet: elég például egy egyetemi kurzust vagy egy online konferenciát elképzelni a digitális térben.

A gondolattal tehát mindenképp érdemes már most eljátszani, és kicsit akár bővebben is utánaolvasni a témának – ha másért nem is, hát legalább inspiráció gyanánt, egy-két ötletet merítve a virtuális munkahelyek működéséből, ami valahol a bolygó másik felén bizony már most is javában zajlik. 🙂

A cikk alapötletét a Hustle alábbi cikke adta. Iratkozzatok fel ti is napi hírlevelükre, ha érdekelnek ehhez hasonló business / tech témák!