A belső kommunikáció az emberi kapcsolatokról és interakciókról szól – ezek látszólag olyan dolgok, amikben a mesterséges intelligenciának (AI) nincs szerepe. Nem bízhatjuk robotokra a céges hírlevelek kiküldését, nem írhatja meg egy szoftver a vezérigazgató következő beszédét, és nem tudja egy számítógép megválaszolni a kérdéseinket, amiket a közelgő szervezeti változás kapcsán szeretnénk feltenni vezetőnknek… vagy mégis?

Az AI sosem fogja tudni teljesen kiváltani egy belső kommunikációs szakértő munkáját, azonban már most számtalan olyan terület és folyamat létezik a szervezeti kommunikáción belül, ami hatékonyabbá és egyszerűbbé tehető egy kis szoftveres rásegítéssel. Az alábbiakban ezekből szemezgettem néhány már létező megoldást, amit akár Te is bevezethetsz a munkahelyeden.

Légy elérhető a nap minden órájában!

A mesterséges intelligencia – nevezetesen egy jól megválasztott chatbot – segíthet abban, hogy 0-24 elérhető legyél, és azonnal válaszolni tudj a tipikusan felmerülő, vissza-visszatérő kérdésekre. A chatbot (Siri, vagy Alexa is ilyen) gyakorlatilag egy interaktív tudásbázis, egy olyan virtuális beszélgetőpartner, akit meg lehet tanítani a leggyakrabban felmerülő kérdésekre és válaszokra – majd később, mint egy digitális ügyfélszolgálat tud üzemelni és helyettesíteni téged a “tanult” adatok alapján.

Az csak a türelmeden múlik, hogy mennyire komplex chatbotot építesz fel; lehet akár egészen egyszerű, egyetlen témára fókuszáló botokban gondolkozni, de komplex, minden témakörre választ kínáló személyi asszisztenst is tervezhetsz, aki ha kell, a tárgyalófoglalásban segít, ha pedig arra van szükség, megnézi a következő fizetés dátumát, segít eligazodni az Intraneten, és még az éves teljesítményértékeléshez is tud adni pár jótanácsot.

Példa: a Slack, a Yammer és a MS Teams is rendelkezik beépíthető chatbotokkal – ha használjátok ezen szoftverek valamelyikét belső kommunikációra, viszonylag könnyen bevezethető a dolog. Magyar példa is létezik a témában: a Linking elsősorban azt segíti elő, hogy az irodán kívül (pl. gyárban, telephelyen, üzletben) dolgozó munkatársak is könnyen és hatékonyan választ kapjanak HR és munkaügyi kérdéseikre, vagy akár pár kattintással leadhassák szabadság igényüket vagy táppénzes papírjukat.

Olvass a kollégák gondolataiban!

A mesterséges intelligencia lehetővé teszi, hogy folyamatos visszajelzést gyűjts a kollégáktól, és ezek alapján tedd még hatékonyabbá az egyes csatornák és eszközök működését. A klasszikusnak mondható, évente egyszer kiküldött elégedettségi felmérés helyett már léteznek olyan AI-platformok, amik rendszeres időközönként, csupán egy-egy rövid kérdéssel keresik meg a kollégákat (nem agresszív módon, a képernyő közepén felugró ablakkal, hanem ennél diszkrétebben), a kapott válaszokból pedig olyan aggregált eredményeket kapunk, amik valós időben mutatják kollégáink véleményét, gondolatait egy-egy témakör kapcsán.

Egy ilyen eszköz bevezetésével sokkal egyszerűbbé válik a kommunikációs és kultúrális pain pointok azonosítása és azok kezelése, de ugyanezzel a módszerrel akár a munkavállalói ötletek gyűjtése, különböző értesítések kiküldése is lehetségessé válik, sok-sok all staff hírlevelet és egyéb kommunikációt megspórolva.

Példa: a Bananatag teljeskörű belső kommunikációs platformként hirdeti magát, aminek része az imént bemutatott pulse survey funkció is – gyakorlatilag az egész szoftver egy mesterséges intelligencia által megtámogatott, a belsőkomm. folyamatokat teljes mértékben végigkísérő asszisztens.

Nyújts személyre szabott élményt minden kollégának!

Ha kapsz egy céges hírlevelet, és a megszólításban a te keresztneved szerepel, már akkor is beszélhetünk személyre szabásról – az AI segítségével azonban ennél sokkal többre is lehetőségünk nyílhat. Felsorolásunk egyik talán legérdekesebb eleme következik: léteznek olyan platformok, melyek automatikusan gondoskodnak róla, hogy az adott kolléga csak a számára legérdekesebb híreket kapja meg pont akkor és pont olyan formában, amilyenben szeretné azt fogyasztani.

A dolog módszertana valójában nagyon egyszerű: neked csak fel kell tölteni a megírt és legyártott cikkeket egy adatbázisba, innentől fogva pedig minden továbbiról maga a szoftver gondoskodik, figyelembe véve a felhasználók korábban beállított preferenciáit (pl. mikor akarnak híreket olvasni, milyen témakörök érdeklik őket). Valaki nem olvasott el egy fontos hírt? Semmi gond – az AI ezt is felismeri, és automatikusan beteszi a következő hírlevélbe is az adott olvasnivalót, ha kell, akár több alkalommal is.

Példa: a Cerkl volt talán az egyik első olyan szolgáltató, aki felismerte, hogy a fenti metódus nem csak marketingcélú hírleveleknél működhet jól, hanem cégen belül is épp olyan nagy az igény a személyre szabott tartalmakra, mint a “külsős” célközönségeknél.

Írj meg egész szövegeket és leveleket pár kattintással!

Belső kommunikációs szakértőként az írás az egyik olyan feladat, ami a legtöbbször felmerül a mindennapok során, hiszen írni kell a szervezeti változásokról, a céges sikerekről, a hétvégi csapatépítőről – gyakorlatilag kifogyhatatlan a témák sorozata. Meglepő módon az AI ezen a téren is komoly hatékonyságjavulást tud előidézni, gyakorlatilag a korábban is létező és mindenki által jól ismert helyesírás-ellenőrző programok továbbfejlesztésével.

A mesterséges intelligencia valós időben, gépelés közben nem csak azt tudja kielemezni, hogy nyelvtanilag minden stimmel-e, hanem a szöveg stílusát is segít konzisztenssé tenni, szinonimákat javasol, jelzi, ha rosszul használsz egy szófordulatot vagy kifejezést, elegendő használatot követően pedig akár meg is tudja jósolni, mit szeretnél írni. Ebben nyilván sokat segít az a tény, hogy pl. egy szervezeti változás kommunikáció nagyon sok tipikus mondatszerkezetet és szókapcsolatot tartalmaz – ha párat megírunk ilyenből, azt az AI képes eltárolni, feldolgozni, és legközelebb automatikusan összeállítani akár a teljes levél vázát, amit nekünk csak átnéznünk és adott esetben kiegészítenünk kell.

Példa: a Grammarly egy ingyenesen telepíthető, böngészőbe beépülő bővítmény, mely minden (angol nyelvű) szöveges tartalmunkat automatikusan ellenőrzi, felismeri a stílusát és javaslatokat tesz a fejlesztésére vonatkozólag. A pluginnak létezik ingyenes és fizetős változata is, érdemes legalább az ingyenessel tenni egy próbát – szerintem ha egyszer feltelepíted, nem nagyon fogod később meggondolni magad. 🙂

Van valami AI megoldás, amit hiányolsz a listáról, vagy amivel esetleg már van személyes tapasztalatod? Oszd meg velünk kommentben!

Havonta egyszer házhoz mennek a legfrissebb belső kommunikációs trendek, érdekességek és hírek - ne maradj le róla Te sem!


Nagy Ádám

Belső kommunikációs specialista, kreatív geek, blogger. Közel öt éve foglalkozom kifejezetten szervezeti kommunikációval, blogomat pedig azért índítottam, hogy minél több munkahelyre eljusson és megfelelő fontosságot kapjon ez a szakterület. 💬

0 hozzászólás

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Ez az oldal az Akismet szolgáltatást használja a spam csökkentésére. Ismerje meg a hozzászólás adatainak feldolgozását .